Realizar uma gestão de sucesso em seu hotel depende muito de ferramentas de gerenciamento e do quanto se conhece delas. Nesse sentido, configurar um software PMS de acordo com as necessidades do negócio é o primeiro passo. Bem como ter uma consultoria para implantação de PMS. Essa é essencial para entender cada detalhe do processo do dia a dia do seu hotel e você ter uma eficiência maior com o software.
Uma interface de sistema de gerenciamento de hotéis pode ser simples. Mas, seja para o gestor ou equipe, quando não se tem total conhecimento sobre suas funções, suas maiores vantagens são desperdiçadas. Tornando o sistema subutilizado, o que ocasiona gastos desnecessários e uma má impressão da plataforma contratada.
Imagina você tendo um overbooking em seu sistema, porque você não soube configurar a quantidade de disponibilidade de um quarto. No final seu hóspede teve uma péssima experiência e você culpa o sistema pelo fato de uma simples configuração de responsabilidade do hotel não ter sido feita.
Esse é um dos inúmeros problemas que os hoteleiros acabam enfrentando com seus sistemas somente pelo simples fato de ter tido uma péssima implantação inicial da solução. A sua chance de aproveitar todas as funcionalidades, que vão transformar a sua gestão, está em saber usar uma plataforma que é oferecida por uma consultoria para implantação de PMS.
Neste post você irá conhecer 7 ótimas vantagens de trazer esse serviço para o seu negócio, otimizar o seu trabalho e o da equipe, além de oferecer o melhor em experiência aos hóspedes!
1º Benefício: consultoria para implantação de PMS atende o negócio como ele precisa
O seu hotel, ou mesmo uma rede, já conta com um perfil de público, rotina de serviços e uma série de padrões de funcionamento, certo? Pois, é exatamente por isso que ele deve ter uma ferramenta de gestão adaptada ao negócio.
No primeiro momento ao contratar o software é extremamente necessário você ter uma análise de aderência com o consultor implantador do software, passando todas as informações necessárias, suas dificuldades dentro das rotinas e tudo que será necessário para facilitar o dia a dia de todos os seus departamentos.
Esse passo é fundamental para o consultor de implantação saber o que priorizar para sanar as dificuldades do hotel o mais rápido possível. Isso faz com que exista uma aderência entre o software, colaboradores e gestores. Lembre-se de que migrar de software de gestão é algo que depende de todos do time.
Um ponto importante: caso sua solução for do tipo modular isso ainda é uma vantagem maior, pois você só usa o que de fato é importante para o hotel e já consegue identificar se precisa de mais alguma solução que por algum motivo você não passou para o time comercial.
2º Benefício: treina toda a equipe sobre o sistema
Em hotéis, a gestão geralmente não é exclusivamente centralizada em uma só pessoa. Por isso, é imprescindível que os demais responsáveis e gestores dos departamentos sejam tão capacitados quanto você que decidiu trocar de solução, para que tenham sucesso com o novo software.
Uma boa consultoria de implantação de PMS no seu hotel irá capacitar apenas superficialmente seu time sobre o sistema. Mas terá o treinamento dividido por cada departamento importante da empresa (recepção, financeiro, manutenção, eventos, estoque e compras, etc).
Isso garante o treinamento para a equipe do hotel, gerentes, diretores e até mesmo aos donos.
E nesse momento é importante ter alguém definido como gestor da implantação pelo lado do hotel, para organizar a agenda de todos os colaboradores em parceria do consultor de implantação.
Com isso você tem um time feliz com a troca da solução, treinado e disposto a ter a solução para inúmeros problemas do hotel que hotel estava enfrentando.
3º Benefício: evita erros que impactam os lucros
Não é incomum que um erro de compras para o estoque faça com que o hotel perca a chance de lucrar muito mais. Ou igual citei anteriormente, sobre um overbooking que ocorreu por uma falha de configuração inicial do software contratado.
Para impedir esse e outros tipos de falhas que impedem a evolução do negócio, você precisa além de passar todas as informações no início de sua implantação, ter seu time totalmente treinado para realizar as configurações necessárias de como o sistema funciona.
Sei que você como gestor quer ter a visão mais clara possível das principais métricas de um ou vários hotéis: lucro, receita, despesa, etc.
E sabendo que esses erros básicos impactam diretamente nessas métricas principais, você já deve saber o porquê e a importância de ter uma consultoria na implantação do seu software.
4º Benefício: aumenta a produtividade do gestor e colaboradores
A rotina de um gestor de hotéis se divide em muitas tarefas, incluindo cuidar da produtividade e treinamento da equipe. E isso provavelmente não vai ser diferente no momento da troca de um software, por isso nesse caso é recomendável uma consultoria na implantação do seu Hotel.
O mais importante nesse momento é o gestor acompanhar para que toda a operação do hotel não seja impactada com a mudança de software e que todas as mudanças possam gerar resultados positivos ao Hotel.
Um gestor que quer somente economizar e decide por optar implantar o sistema sozinho, além de não ter o método e processo adequado de uma implantação, testado em vários clientes, que faz com que a taxa de sucesso na utilização do software seja quase 100% caia para menos de 42%, acaba também deixando a desejar com seu time e tornando um processo traumático algo que seria bom para todos.
Com a consultoria para implantação de PMS, gestores e equipes têm acesso às tarefas que antes eram exclusivas da gestão. Checagem de limpeza de quartos, compras de estoque e de insumos para manter os quartos perfeitos, ficam a poucos cliques de todos.
5º Benefício: melhora a experiência do hóspede
Um serviço de hospedagem bem feito é sinônimo de atrair o mesmo hóspede mais vezes ao hotel. Com uma boa experiência, o cliente tende a além de voltar a consumir os seus serviços, falar bem sobre eles e ranquear bem o hotel, no Google Hotel Search, redes sociais e nos canais de reservas de hotéis, como Booking e Hoteis.com.
Desde um check-in e check-out descomplicado pela web, a garantia de um quarto organizado e as chaves à espera na recepção, evitando filas, tudo conta na experiência do cliente.
E o que mais encontramos por aí, são soluções mal implantadas que acabam gerando diversos erros na operação e atingindo o hóspede que é nosso ativo mais valioso, não é mesmo?
Então veja aí mais um benefício do porquê utilizar um processo de consultoria na implantação do seu PMS.
6º Benefício: oferece dados para antecipar ações
No final de todo processo de uma implantação, deve se haver um checklist de avaliação de todas as etapas de análise, setup da solução e treinamentos da equipe.
Esse checklist será essencial para a identificação se tudo está ocorrendo corretamente para não haver problemas nos indicadores e relatórios finais. Querendo ou não as informações e dados são parte de um processo anterior que é a execução da operação.
Uma operação rodando perfeitamente = dados sólidos e informações consistentes nas tomadas de decisão.
Desde dados de gestão como DRE’s, DRG’s, RDS até saber se houve um overbooking no dia anterior. Isso tudo é fundamental para tomadas de decisão. Uma análise errada dos dados pode ser irreversível.
Essa é apenas uma das ações que uma consultoria para implantação de PMS traz de vantagem para colocar o seu negócio à frente com ações assertivas.
7º Benefício: equilibra o setor financeiro para ações mais estratégicas
Investir mais em um canal de reservas de quartos que já apresenta maiores resultados é uma ação que com certeza trará maior lucro para o negócio. Mas, saber qual dos canais está se saindo melhor exige conhecimento do software de gestão.
Logo, a consultoria para implantação de PMS pode te ajudar a olhar a ferramenta com uma visão estratégica sobre os dados de todos os canais de venda. Além de claro, entender sobre os resultados das diferentes áreas do hotel, individualmente.
Estas são vantagens que impactam diretamente no seu retorno sobre investimento.
Dica bônus: veja quais são os pontos para observar na contratação de uma consultoria
Antes de contratar um parceiro de software de gestão de hotéis, você deve observar alguns critérios para fazer a melhor escolha. O principal deles é oferecer a consultoria e treinamento de equipe logo na implantação do sistema.
Além disso, veja se a empresa tem:
- transparência no relacionamento;
- histórico no fornecimento de soluções especializadas na área;
- referências de outros clientes do setor de hotelaria;
- especialização na área de tecnologia;
- soluções à altura do seu negócio, como um sistema modular, que é adaptável com muitas funções de acordo com as reais necessidades do hotel ou até mesmo um sistema que atenda todos seus departamentos — cuidado existem muitos sistemas que só atendem financeiro e recepção e se vendem como PMS.
Garanta uma gestão de hotel que o leve a ser a primeira escolha do cliente
Por fim, com um time especializado em treinar e implementar softwares de gestão de hotéis, o seu negócio ficará seguro e muito mais produtivo. Na Bitz Softwares, por exemplo, você tem à disposição uma equipe com expertise em consultorias e treinamentos para gestores, donos e colaboradores de hotéis.
Com um bom parceiro de consultoria para implantação de PMS, você garante mais tempo para você e sua equipe se dedicarem ao que realmente faz a diferença: levar o melhor serviço e experiência aos seus clientes.
Leve o seu negócio a outro nível de eficiência e alcance de resultados!
