Cada hotel, seja grande ou médio, coleta e processa muitas informações e arquivos diferentes todos os dias. Sem dúvida, a transparência desempenha um papel muito importante, senão o principal. Assim, todos os dados sobre os componentes essenciais das operações do hotel devem estar sempre atualizados e disponíveis para todos. 

Por exemplo, estatísticas de ocupação de quarto, tarifa média, número de hóspedes, vendas por dia, etc. Isso permite que os colaboradores responsáveis ​​reajam rapidamente às mudanças. Desta forma, isso torna o fluxo de trabalho muito mais eficiente.

Tome decisões baseadas em dados

Por isso, para ficar à frente da curva no competitivo mercado de negócios, as administradoras de hotéis devem acompanhar o desempenho. Enquanto isso, você pode continuar procurando por oportunidades do grupo no futuro, com mais liberdade.

Claro, isso requer atenção aos pequenos detalhes e ao quadro geral de uma só vez, o que não é fácil. 

Conheça agora os relatórios gerenciais de hotéis para monitorar melhor os negócios do grupo. Além disso, você estará apto a também gerenciar todos os relacionamentos com clientes potenciais, mantendo-se ágil e atualizado em um mercado em constante mudança.

Manter o hotel com todas as despesas, custos e lucratividade exige equilíbrio entre cada um desses fatores. Ao mesmo tempo, esse balanço deve entregar os melhores serviços e experiências ao seu cliente. Por esse motivo, é imprescindível que você tenha ferramentas para conquistar ótimos resultados, interna e externamente.

Qual é a importância dos relatórios gerenciais para o seu hotel?

Um dos principais meios para atingir esses objetivos são os relatórios gerenciais de hotéis. Portanto, nossa dica é:

Entregar uma experiência ótima para os hóspedes como objetivo principal. 

Para isso, para garantir uma saúde financeira do seu negócio, reveja seus conceitos em relação ao gerenciamento de despesas, relatórios, e outros. Se sua equipe não estiver bem orientada e organizada para cada detalhe dos setores, esse resultado não será alcançado. Desse modo, os relatórios gerenciais funcionam tanto para agilizar o seu trabalho como o da equipe, gerando benefícios imediatos aos clientes.

Um relatório gerencial é uma ferramenta que monitora todos os resultados, tanto diários, semanais, mensais e até anuais. Porém, mais do que isso, os relatórios são a sua forma de trazer maiores resultados para a produtividade da equipe. Com ele, você pode equilibrar as contas, evitar prejuízos e principalmente investir melhor no seu negócio.

Quando uma das áreas não está saudável, acaba impactando sobre as outras. E cabe a você entender onde estão os erros.

Nesse sentido, os relatórios gerenciais norteiam as ações de gerentes, diretores e proprietários, no sentido de entender qual é a deficiência de cada área. 

Quais são os relatórios que o seu hotel precisa?

Como vimos, o hotel precisa contar com relatórios gerenciais que abrangem todos os principais índices. 

  • Relatório de Taxa de Ocupação
  • Relatório de Café da Manhã
  • Relatório de Hospedagem
  • Relatório de Limpeza e Governança
  • Relatório de Previsão de Ocupação
  • RDS (Relatório de Status)
  • DRE (Demonstração do Resultados do Exercício)
  • DRG (Diagnóstico de Grupos Relacionados)

Agora, você irá conhecer mais sobre os relatórios acima, para fazer os seus e atingir ótimos resultados.

Relatório de Taxa de Ocupação

Esse relatório indica qual é o nível de quartos ocupados, considerando quais estão interditados, seguindo as normas de saúde pública do respectivo município e estado. Principalmente em função da pandemia do Covid-19, o relatório é uma forma importante de garantia desses dados.

Na verdade, manter esse relatório em dia impacta diretamente na sua oferta de quartos, e no plano de marketing para divulgar reservas. 

Ou seja, essencial para que as suas estratégias de impulsionamento sejam baseadas em dados consistentes de alto valor para o negócio.

Relatório de Café da Manhã

Esse relatório está atrelado totalmente à sua taxa de ocupação, e garante que a sua entrega do serviço aos hóspedes seja a mais completa possível.

Dessa maneira, você poderá também entender quais produtos têm maior saída, o que deverá ser restabelecido e em qual prazo, entre outros aspectos. 

O grande benefício desse relatório gerencial é manter tudo isso em equilíbrio e garantir uma mesa de café de manhã ideal para seus clientes.

Entre os pontos que devem constar neste relatório estão:

  • saber quem vai ou não tomar o café da manhã;
  • qual é o custo de cada item do café com fornecedores;
  • os valores definidos aos clientes, tanto separado como junto a diárias, pacotes, promoções etc;
  • separar o café da manhã só de quem está na diária e só de quem reservou separado;
  • o tipo de hospedagem do hóspede que vai consumir o café da manhã;
  • quantidade pessoas por quarto com separação de adultos e crianças: isso ajuda a estabelecer quantidades e sua produção do dia, orientando melhor a equipe;
  • quem são os titulares e os acompanhantes das UHs;
  • a data de chegada e saída dos hóspedes.

Relatório Tipo 1:

Relatório Tipo 2:


Relatório de Hospedagem

O relatório de hospedagem segue quase a mesma lógica que o de taxa de ocupação. Porém, conta com alguns pontos adicionais que fazem muita diferença no gerenciamento do hotel.

Esse é um relatório gerencial que pode ser considerado mais técnico, pois fornece dados pontuais, como:

  • Código da reserva: para ajudar na organização e conferência de quartos e hóspedes;
  • Check-in e check-out: se estão encerrados ou abertos, para evitar qualquer problema nesses serviços e o cliente não pegar filas na recepção ou ter que pedir ajuda pessoalmente a funcionários do hotel;
  • Observações: se algum hóspede precisa de serviços específicos, nome das pessoas, idades, entre outras considerações.

Esse relatório ainda está dividido em três tipos: 

 

      1.Relatório de Hospedagem:

     2. Relatório de Hospedagem x Produtos:

     3. Relatório de Hospedagem Totais:

Relatório de Limpeza e Governança

Os relatórios gerenciais de limpeza e governança são preenchidos primeiro pela equipe da limpeza, como camareiras e faxineiros. Só depois as planilhas são conferidas pelo gerente, diretor ou proprietário do hotel.

Essa ferramenta otimiza a governança e oferece uma monitoria bastante ativa para os trabalhos dos colaboradores na função de limpeza e organização.

Entre os pontos que compõem o relatório de limpeza e governança, devem constar:

  • tempo médio de limpeza;
  • limpeza de janela, cama, chão, banheiro;
  • troca de lençóis, fronhas;
  • Reposição de artigos de higiene pessoal;
  • higienização de mesas, armários, estantes etc;
  • timesheet – tempo preenchido por camareiros e faxineiros e depois visto por gerente.

Relatório de Previsão de Ocupação

Os relatórios gerenciais de previsão de ocupação são feitos baseados nas reservas. Logo, eles devem acompanhar esse índice para você gerenciar melhor as UHs e ofertar vagas sem o risco de overbooking.

Basicamente, o relatório de previsão de ocupação leva em conta qualquer período. Porém, na sua planilha você deve ter a divisão de dias, semanas, e meses.

Um dos melhores benefícios desse relatório é que ele garante que você venda diárias e pacotes sempre de acordo com a capacidade em tempo real do hotel. Assim, o risco de fazer reservas onde faltam vagas ou de sobrarem quartos disponíveis achando que já estão ocupados, é diminuído.

Dessa maneira o seu plano de divulgação nos mais variados canais de vendas será efetivo e entregará aquilo que o hóspede precisa e espera.

Alguns dos principais tópicos que devem aparecer no seu relatório de previsão de ocupação:

  • a previsão de receita;
  • os quartos ocupados e quantas pessoas estão neles — baseado nas reservas;
  • os valores das diárias;
  • os tipos de quartos disponíveis: ajuda a para ofertar o serviço certo para o seu hóspede;
  • a pré-reserva: quando um hóspede reserva, mas não confirma — esse dado usa a lógica de somas entre os check-in e check-out’s.

RDS (Relational Database Service)

No setor hoteleiro, há relatórios gerenciais que são vitais para o seu negócio. E um deles é o RDS, que é um relatório de serviços diários. Na verdade, ele é um relatório que os hoteleiros devem analisar diariamente para a realização do acompanhamento e do fechamento do dia. 

O documento mostra os índices de vendas de cada dia, com tipos de compras, formas de pagamentos e outros detalhes que o financeiro deve saber. 

Esse é um relatório que facilita o trabalho de prestação de contas, o envio de documentos à contabilidade para declaração anual de faturamento. Ou seja, é um relatório que está ligado especialmente às áreas fiscal e contábil da empresa. Geralmente, é um dos relatórios de auditoria mais utilizados no seu dia a dia

Desta forma, entre os pontos que o seu relatório RDS deve ter, estão:

  • as quantidades diárias de vendas e tipo de evento — pacotes, diárias, serviços de quarto etc;
  • valor médio de compras;
  • valor total de vendas;
  • formas de pagamento — cartão débito, crédito etc;
  • No Show — quando não foi vendido nenhum serviço;
  • cortesias.


DRE (Demonstração do Resultados do Exercício)

Junto ao RDS, a planilha de Demonstração de Resultados do Exercício compõe uma base de relatórios gerenciais que qualquer hotel deve ter para avançar no gerenciamento de resultados.

O DRE é um tipo de relatório que mostra um panorama de contas. Evidenciando as entradas em caixa no mês e mostrando todos os itens, quantidades e seus respectivos custos, que o hotel demanda mensalmente.

Por esse motivo, o DRE é um braço direito no controle de contas e despesas internas. Oferecendo a vantagem para qualquer gestor de hotéis saber onde estão os maiores gargalos financeiros do negócio.

Veja os principais aspectos que o seu relatório gerencial DRE deve ter:

  • panorama geral de contas e itens do mês;
  • médias diárias;
  • despesas internas, desde uniformes, marketing e vendas, gás entre outros produtos, setores e tipos de serviços detalhados.

DRG (Diagnosis Related Groups)

O DRG é um dos relatórios gerenciais que mostra dados prévios sobre o caixa, custos de alimentos, vendas por UH, entre outros detalhes.

Essa é uma planilha que funciona como um panorama do que está acontecendo no hotel como um todo, mas não traz os resultados finais.

Por exemplo, uma conta de quarto foi paga e consta nesse relatório, mas ela não necessariamente foi baixada como paga.

Principais critérios que esse relatório mostra para a gestão:

  • receitas e despesas prévios;
  • regime de competência de contas;
  • resultados de vendas;
  • prévia de caixa — a conta foi lançada, mas não necessariamente já saiu, contudo consta no sistema;
  • receita de cada item bebidas e comidas entre outros produtos e serviços.


Como fazer meus relatórios de maneira prática?

Como vimos, fazer relatórios gerenciais vai além de concentrar dados em uma planilha e ter um panorama sobre cada área. O documento é um meio de fazer mudanças e investimentos mais estratégicos no negócio.

Explorar esse lado da estratégia pela análise de dados relatoriais, é imprescindível para uma boa gestão. E se você tiver todos esses e outros relatórios em uma só plataforma de gerenciamento de hotéis, é ainda mais fácil realizar a sua gestão de forma produtiva e simplificada.

Assim, você conquista mais resultados em todas as áreas, gerencia seus custos, reduz gargalos e enxerga onde estão as maiores oportunidades de investimentos no hotel. Tudo com a facilidade que um sistema modular oferece. Ou seja, a plataforma se encaixa literalmente sob medida para as necessidades do seu negócio.

Neste caso, a plataforma da Bitz Softwares para hotéis e motéis é um PMS específico que foi feito especialmente para diretores, gerentes e donos de empreendimentos.

O Bitz Hotel e Bitz Motel fornecem todos os relatórios gerenciais que o seu negócio precisa. Otimizando tempo e centralizando todas as informações vitais para o empreendimento crescer.

O PMS da Bitz ajuda você com muitos relatórios gerenciais de hotéis para entender o desempenho e crescimento geral. Você pode avaliar o desempenho de seu hotel no passado para planejar suas estratégias futuras. 

Além disso, a plataforma vai mais além, pois conta com integrações e demais funcionalidades, produzindo relatórios gerenciais totalmente completos e essenciais para a lucratividade.

Faça um teste agora mesmo na plataforma, para ver seus relatórios gerenciais sem trabalho algum, promovendo o seu gerenciamento a um nível cada vez mais alto! 

 

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