A digitalização dos processos de faturamento está aumentando. As empresas tendem a automatizar esses procedimentos e emitir nota fiscal eletrônica, tanto no setor público quanto no privado. Com efeito, o Brasil começa a implementar a exigência da emissão dessas faturas no setor da hotelaria. Veja a seguir quais são as suas vantagens!
Mudanças históricas de procedimentos
Quando um agente de viagens, por exemplo, pode cancelar quartos reservados ou clientes realizam No Show, ou mesmo exigem faturas, sem um controle, é algo a ser resolvido. Desta forma, somente quando a empresa recebe uma fatura detalhada é que se pode ver exatamente o que foi reservado ou o que realmente ocorreu.
Por isso, os dados transparentes permitem que o sistema de gestão financeira cruze as referências de todos os processos envolvidos.
Sem esses detalhes, as organizações não têm as informações de gerenciamento para fazer melhorias nos seus setores. Assim, aumentar a lucratividade e permanecer competitivo, requer investimento de sistemas.
Processos do passado
Para as empresas do setor de hospitalidade, a questão está realmente nos detalhes, para garantir o sucesso contínuo no mercado.
Além disso, grande parte do setor de hospitalidade ainda está atolado em faturas em papel. Os ganhos que podem ser obtidos para as empresas ao migrar para a nota fiscal eletrônica são imensos. No entanto, pela natureza do setor, significa que muitos fornecedores simplesmente não estão compreendendo estas mudanças tecnológicas, de migrar para um sistema.
Desta forma, existem maneiras de avançar para a faturação eletrônica sem a necessidade de um investimento significativo por parte dos fornecedores. Por exemplo, o Bitz Hotel, o provedor de soluções pela fintech integrada, concilia automações bancárias automática e garante uma melhor experiência de pagamento aos hóspedes.
São apenas integrações para soluções de faturamento que permitem aos gerentes, enviar por e-mail, ou diretamente pelo sistema de fatura eletrônica.
As soluções tradicionais de cobrança de faturas exigem um grande investimento para serem lançadas, além de desperdício de insumos como papel, eletricidade, etc. A integração com o sistema de automação, pode ser “complexo” no início, para quem não está familiarizado. Porém, uma vez que o sistema esteja implementado, pode rapidamente se tornar uma facilitação para a empresa. Deixa de ser tornar algo rígido, para procedimentos mais ágeis e atualizados.
Na realidade, ainda existem setores da hotelaria que não estão automatizados e na posição de embarcar neste tipo de sistema. Porém, como tudo no mundo do mercado é globalizado, estes processos acabarão tomando conta de todas as áreas. No entanto, o problema é que podem se tornar decisões tardias.
Quais são as vantagens da nota fiscal eletrônica
Por exemplo, um faturamento em PDF, é uma alternativa viável para o fornecedor. A nota fiscal eletrônica é gerada no sistema existente, bastando criar a fatura e enviá-la para o fornecedor ou cliente. Mas, a tecnologia de mapeamento de dados pega as informações diretamente e as mapeia para o sistema de faturamento, simples assim. Sem qualquer digitação manual.
Como vimos, como os dados são retirados diretamente da fatura original, os dados que chegam ao sistema de processamento são 100% precisos. Portanto, não há tempo gasto em correções manuais de dados.
Desta forma, todo o processo de integração para este tipo de nota fiscal eletrônica é muito simples. Por isso, significa que são alcançadas taxas de integração extremamente elevadas e os fornecedores podem começar a agilizar em poucos minutos. Ou seja, algo que nenhuma outra solução de faturação consegue fazer.
Mudar para o faturamento de nota fiscal eletrônica, com detalhes de item de linha, resulta em um processamento extremamente mais rápido. Além disso, elimina as entradas manuais e os erros associados, reduzindo todo o papel do processo.
Na verdade, há uma redução significativa nos custos de administração e no tempo associado à:
- impressão;
- postagem;
- entrada de dados;
- manuseio de documentos.
Os detalhes do item chegam ao sistema em um ponto anterior, dando visibilidade necessária nos padrões de compra. Desta forma, as tomadas de decisões melhoram a lucratividade.
Mais vantagens
Com isso, o sistema de gestão de contabilidade para hotéis é uma das ferramentas mais importantes do gerenciamento geral na hotelaria. Portanto, o sistema de contabilidade do hotel moderno, a contabilidade acaba se distanciando muito do método tradicional de épocas anteriores.
Se você é gerente, reveja a adoção das novas tecnologias para otimizar o aspecto do seu negócio de maneira eficaz. Além disso, todo o processo torna-se livre de erros e economiza o consumo de tempo.
Quando se trata de gerenciamento de hotelaria, os demonstrativos financeiros de cada departamento são vitais para o seu negócio. Na verdade, ele ajuda você a entender e acompanhar a saúde monetária de seu hotel.
Ademais, algumas informações fornecem uma visão profunda, como:
- o preço do seu quarto em comparação com os concorrentes;
- o lucro do mês atual em comparação com os meses anteriores
- e outros.
Como vimos, gerar e obter todos esses detalhes manualmente consome tempo e envolve um enorme esforço do usuário. Antes, todo o processo de manutenção do sistema de contabilidade de um hotel também exigia um extenso trabalho manual.
Cada indivíduo precisava verificar as transações de registro, resumir, fazer adições, subtrações e mais contagens manualmente.
Portanto, se você ainda não fez a mudança necessária para um sistema de gestão contábil de hotel, então terá que gastar muito tempo. Pois, terá que lidar com pilhas de faturas e contas. Além disso, dados desatualizados e falta de acesso tornam difícil para os colaboradores trabalharem em equipe.
Você pode ver os benefícios e vantagens a seguir:
Automação e precisão na nota fiscal eletrônica
O sistema de contabilidade do hotel facilita a geração de faturas, extratos de conta, produção de recibos de pagamento e muito mais para você.
Tirando zero erros manuais, as tarefas de rotina são automatizadas. Você pode encontrar maior precisão em todos os cálculos matemáticos. Isso, se os dados fornecidos forem inseridos sem falhas.
Acessível de qualquer lugar
Um sistema de faturamento de hotéis baseado em nuvem, você pode acessá-lo em qualquer lugar e a qualquer hora que desejar. Assim, quando integrado com um PMS, também baseado em nuvem, torna-se mais fácil acessar seus dados contábeis.
Fácil de usar
Um processo simples de entrada de dados. É fácil atualizar online. Ele permite o acesso a usuários específicos. Por isso, não importa o quanto você tenha espaço de armazenamento de dados, também é fácil compartilhar informações.
Rápido e eficiente
O processo de contabilidade do seu hotel funcionará em uma velocidade mais rápida se você comparar com os métodos manuais de tempos anteriores. Doravante, também aumenta a eficiência de suas equipes.
Além disso, propõe:
- Reduz o custo de processamento de faturas em até 80%;
- Menos trabalho manual sem valor agregado;
- Mitigar erros de processamento manual;
- Melhor controle documental;
- Sem papel, tendência de redução de papel;
- Automatização na emissão e recepção de faturas diretamente do seu PMS;
- Rastreabilidade;
- Arquivo digital;
- Reconciliação automática, configuração de mensagens de erros;
- Compatibilidade universal, na conexão com seu PMS ou ERP;
- Eliminação da dependência de sistemas arcaicos, como telefone ou fax;
- Pagamentos eletrônicos, fechando o ciclo de faturamento com a automação.
Em setores altamente transacionais, como no setor de viagens, o uso de nota fiscal eletrônica faz mais sentido.
Um sistema 100% eficiente
Hoje em dia, existem grandes operadoras de turismo, agências de viagens, que processam milhões de faturas por mês.
No entanto, é importante reconhecer que o setor de hospitalidade é único. Nenhum outro setor é tão voltado para o serviço. Na verdade, nenhum outro setor é tão abrangente em termos de tipo de negócio. Além disso, nenhum outro setor é tão afetado pela economia global e pelos padrões de compra em mudança.
Os hoteleiros que entendem de tecnologia, eles adotarão sistemas de gerenciamento baseados em nuvem, para realizar suas séries de tarefas. Desta forma, ao fornecer maior precisão, eles economizam tempo e reduzem custos. Não requer instalação de hardware e nem ficar baixando do Google Play ou Apple Store.
Nota Fiscal Eletrônica da Bitz Hotel
É só um link. O Bitz Hotel atua com atualizações gratuitas, pois funciona online. Portanto, pegue o sistema sem complicações para manter o seu negócio hoteleiro com facilidade.
Uma nota fiscal eletrônica é igual a uma fatura em papel, mas em formato digital. Portanto, tem a mesma validade jurídica de uma nota fiscal tradicional, porém com mais vantagens.
É por esse motivo que os dados da nota fiscal eletrônica são essenciais para os negócios de hospitalidade. Há um grande impulso no mercado de hospitalidade para informações de gerenciamento. Assim, elas permitem melhorias nos negócios.
Com o faturamento eletrônico, há mais controle e visibilidade dentro da função financeira Por isso, aumenta-se a capacidade de pagamentos em dia.
E então? Este artigo foi útil para o seu hotel? Esperamos que sim! Conheça mais o Bitz Hotel com grandes especialistas em negócios e hotelaria do Brasil e do mundo. Confira