Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente: como desenvolver

Um procedimento operacional padrão (POP) de hotel protege sua equipe, seus hóspedes e seu negócio. Assim, estruturando todas as suas operações para a eficiência, a segurança e a consistência. Veja a seguir como desenvolver um sistema de Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente, com todas as suas vantagens!

Em um setor com alta rotatividade de colaboradores, esses procedimentos mantêm a equipe alinhada com os padrões ideais de serviço e segurança do seu negócio. Desta forma, os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente também tornam o treinamento da equipe muito mais fácil. Isso, porque servem como um conjunto fixo de regras e etapas a serem seguidas, às quais você pode consultar de forma consistente.

Como escrever Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente: mais do que um processo simples

Afinal, qual é a diferença entre um processo normal e Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente? Como vimos, cada um dos processos inclui instruções passo a passo para ajudá-lo a executar corretamente uma tarefa. Assim, um processo geralmente funciona em um nível superior. Enquanto isso, Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente faz uso de elementos de um processo e adiciona mais detalhes ainda. Além disso, inclui atribuições e fluxos de trabalho, para que estejam em conformidade com os padrões do setor.

Ficou mais claro para você? Vamos tentar deixar mais detalhado.

Por exemplo, nos Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente, você também descreve o que precisa acontecer para gerar um resultado. Além disso, você pode incluir etapas e informações mais detalhadas. Desta forma, aqui estão alguns motivos pelos quais você pode precisar de Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente:

• Para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos
• Maximizar os requisitos de produção
• Garantir que o procedimento não tenha impacto adverso no meio ambiente
• Manter a segurança
• Cumprir um cronograma
• Evitar falhas de fabricação
• Para ser usado para treinamento

Modelos de Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente

Na verdade, não existe um documento oficial para os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente que ensine a redigir um. Mas existem alguns passos que você pode seguir que o ajudarão a organizar suas ideias. E além disso, pode planejar o caminho mais eficaz para padronizar seus procedimentos.

Os POPs de hotel também garantem que sua propriedade mantenha uma experiência competitiva para os hóspedes. Quando os hóspedes ficam no seu hotel, eles esperam uma experiência. Especialmente, para hóspedes que retornam. Ou seja, quaisquer inconsistências na qualidade do serviço ou nos procedimentos, podem ter uma influência negativa.

Mas, na prática, como funciona um procedimento operacional padrão em hospitalidade?

Como vimos, esses procedimentos operacionais padrões (POP) são ​​um conjunto compartilhado de instruções que descrevem como concluir uma tarefa. Você deve pense nisso como uma receita: cada etapa deve ser seguida para obter o resultado final. E, quando cada etapa é seguida de forma consistente, o resultado é o mesmo.

Desta forma, Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente são as receitas que mantêm suas operações funcionando de maneira uniforme, segura e eficiente. Ademais, independentemente de quais funcionários estão trabalhando durante um turno.

Assim, na indústria hoteleira, os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente (POPs) são mais do que apenas listas de verificação. Eles documentam fluxos de trabalho que podem atingir todos os departamentos. Além disso, eles frequentemente envolvem rotinas de alta visibilidade, alto risco ou de alto impacto.

Como podemos escrever um procedimento operacional padrão para um hotel?

Infelizmente, os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente costumam ser esquecidos, até que seja tarde demais. Em muitos casos, só se torna aparente a sua necessário após a ocorrência de algum incidente perigoso. Antes de tudo, não espere para começar a desenvolver Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente! Vale a pena o investimento.

Por este modo, comece com pouco, ganhe impulso e aproveite o processo. Você ficará surpreso com o quanto você aprenderá sobre seus fluxos de trabalho.

1. Identificação das áreas específicas

Em propriedades não tão grandes e albergues menores, pode haver menos distinção entre os departamentos. Portanto, esse processo pode ser dividido por função.

2. Identificação de tarefas para cada setor

Peça a opinião da sua equipe. Seus colaboradores saberão melhor do que ninguém quais processos poderiam se beneficiar, com mais clareza. Faça uma lista de rotinas comuns. Procure tarefas repetitivas que requeiram precisão, num passo a passo definido.

Além disso, priorize por impacto. Assim, se você quer começar com as áreas de alta visibilidade, esses são os setores que afetam diretamente a experiência do hóspede. Portanto, isso envolve a recepção, a segurança, gestão de crises e etc.

3. Identificação do público

Terminando a lista com pelo menos 2 a 3 processos, considere o seguinte:

Quem é o público? Desta forma, coloque o usuário final em primeiro lugar para que o procedimento seja preciso. Por isso, é especialmente importante quando se trata de Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente relacionados à segurança.

A formatação dos POPs

Seguindo a lógica, esta é uma nova maneira de trabalhar, documentando processos existentes. Assim, ao introduzir novos procedimentos de trabalho, você poderá agendar treinamento de implementação. E por último, depois dos 3 processos concluídos, é a hora de documentar o procedimento.

Em seguida, anote as etapas específicas e modifique-as, se necessário. Além disso, antes de finalizar as etapas, incentive o envolvimento da equipe, oferecendo uma visão direta do trabalho. Desta forma, um processo colaborativo torna mais eficiente esses procedimentos.

Ah, antes que você esqueça! Como regra geral, tente tornar os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente visuais e não muito pesados. Por isso, não devem ser difíceis de ler e usar. No caso de POPs mais complexos, você pode considerar o uso de um fluxograma para ajudar a equipe.

Consequentemente, o formato final do POP depende da complexidade do procedimento. Mas também, a forma como sua equipe irá acessá-lo. Por exemplo, será em papel, tablet ou celular? Muito embora, ter cópias digitais seja útil, também é recomendável que possua impressões em backup ou melhor, na nuvem.

Automação dos Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente

Antes de tudo, quando assumimos os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente, devemos otimizar os processos usando softwares de gestão hoteleira. Isso porque, são sistemas muito modernos e fáceis de usar. Assim, como o sistema é mais intuitivo e os processos são mais curtos, tornam-se experiência agradável para a equipe.

De antemão, os POPs referem-se às operações do dia-a-dia. Como podemos ver, são interações com hóspedes, e que refletem as necessidades para regulamentos locais.

Portanto, trata-se de um trabalho de nível básico e a equipe, muitas vezes, precisa aprender a partir do zero. Os POPs operacionais incluem:

• Procedimento de check-in e check-out antecipado
• Gestão de riscos
• Overbooking
• Gestão de pagamento e taxas
• Gestão de segurança
• etc

Como você pode ver, há muitas tarefas e procedimentos que podem ser descritos em um procedimento operacional padrão de hotel. Você deve determinar quais são os mais relevantes. A regra geral é focar primeiro nas áreas de alta visibilidade e alta responsabilidade. Por isso, garantir um processo consistente sempre proporcionará o melhor retorno.

E uma etapa final.

Lembre-se de revisitar os POPs do seu hotel regularmente!

Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente devem se adaptar às mudanças nos termos e condições. E isso, inclui atualizações estratégicas e novas tecnologias. Assim, essas mudanças exigirão revisões completas dos seus POPs.

Por isso, mergulhar fundo na importância de ter POPs é estabelecer uma estrutura melhor em seu negócio hoteleiro. Na verdade, eles podem reduzir drasticamente os custos e aumentar a produtividade. Desta forma, os POPs fornecem consistência na forma como se realiza uma determinada tarefa.

Como vimos, os POPs garantem que os processos continuem ininterruptos e sejam concluídos em um cronograma regular. Por exemplo, dos mais promissores, podem corrigir os erros causados ​​por danos, falhas ou ausência de gerenciamento.

Os POPs simplificam o gerenciamento de desempenho

Eles tornam os procedimentos de classificação muito mais fáceis para os gerentes. Usando a estrutura dos POPs, a gerência ​​pode fazer avaliações de desempenho. Por outro lado, os POPs também protegem os colaboradores da incerteza, orientando-os precisamente sobre o que se espera deles.

Além disso, os POPs protegem o risco esperado de perdas. Assim, mantendo toda a documentação adequada, os registros podem ser mantidos regularmente em softwares de gestão. Todos esses registros também permitirá que você controle o desempenho e o feedback dos hóspedes.

Na verdade, todo mundo lança um negócio com a esperança de vê-lo em um alto nível de sucesso. E se você quiser realizar esse sonho, a regra principal é manter um alto padrão de qualidade. E os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente podem fazer essa tarefa deixar de ser muito complicada. A regra é: formular primeiro e, depois, seguir meticulosamente os POPs.

Tenha um POP cinco estrelas

De antemão, isso garante que seu serviço seja projetado de acordo com as expectativas de seus clientes. Portanto, manter uma estrutura e um procedimento cinco estrelas, lhes dará a sensação de que você está valorizando seu dinheiro. Dessa forma, seus POPs desenvolvidos sem falhas, podem fazer do seu investimento crescer.

E, na economia de tempo, os POPs se tornam responsáveis ​​por seu respiro de alívio. Isso porque, uma vez que você tenha formulado os POPs adequados, pode permitir que assumam o controle de seu sistema.

Ao se sentar e dedicar algum tempo para desenvolver um POP, para cada pequeno procedimento, pode parecer difícil no início. Mas, uma vez que você terminar com isso, pode economizar sua energia e tempo para ser utilizado em outras tarefas.

Dessa forma, você também pode examinar outros assuntos e permitir que os POPs façam seu trabalho. Resumindo, dedicar tempo suficiente para desenvolver POPs na fase inicial, é um investimento único que continua gerando resultados frutíferos mais tarde.

 

Use softwares de gestão hoteleira

Quando se trata de atualizar os Procedimentos Operacionais Padrão para hotel independente, a força de trabalho é o melhor recurso. Mas, você pode ser proativo sobre isso, utilizando automação tecnológica. Seu negócio precisa de adequação e automação, com monitoramento frequente de cada departamento, além de revisar seus POPs.

Esses processos não devem ficar em um livro que acumula poeira na prateleira. Ao contrário, devem ser estruturas vivas e acessíveis que refletem como a empresa opera no dia a dia. Portanto, que a equipe use seus POPs, pois não parecerão desatualizados, imprecisos ou irrelevantes!

Na verdade, trata-se de definir expectativas e fornecer a estrutura para o sucesso. Ao preparar sua equipe para o sucesso, você fornece a eles as ferramentas de que precisam para fazer seu trabalho, dia após dia. Por isso, consideramos uma vitória para os hóspedes e para o seu negócio!

Quando o seu hotel funciona bem internamente, isso fica evidente e os hóspedes podem sentir isso. A energia de um hotel calmo e bem organizado é agradável e relaxante para os hóspedes. A energia de um hotel caótico é frenética, imprevisível e nada relaxante.

Portanto, sente-se com a equipe de gerenciamento e desenvolva ou adote POPs para cada procedimento. Não há tempo a perder se ainda for o caso de conseguir um software de gestão.

Então, que tal fazer uma auditoria no seu negócio já investindo em uma automação para gerenciamento de processos? fale conosco!