Em primeiro lugar, como melhorar a gestão de reservas quando se administra um hotel (ou vários) e há inúmeras tarefas no seu dia a dia da gestão?
Em outras palavras, a gestão de reservas se mostra como um dos desafios que precisam ser observados de perto. Afinal, se não há reservas, não temos hóspedes, certo? Assim, é preciso aprimorar processos e controles relacionados à realização das reservas de UHs e sempre estabelecer isso como prioridade.
Nesse sentido, elaboramos este artigo com dicas úteis para te ajudar nos inúmeros desafios relacionados à gestão de reservas.
Então, vamos ler juntos?
Os desafios da gestão de reservas em negócios hoteleiros
Sobretudo, como sabemos que os desafios sobre a área de gestão de reservas são inúmeros e crescem cada vez mais ao longo da sua experiência. Separamos em tópicos como deixar a sua missão mais fácil de ser cumprida. Leia na sequência:
Administre a sazonalidade do setor
Ou seja, entenda quais são os períodos de maior e menor demanda, para compreender como é fundamental direcionar ajustes constantes dos preços, o que pode impactar de forma positiva nas taxas de ocupação do hotel.
Integre o setor de reservas às demais áreas do hotel
Ao mesmo tempo, dê atenção e reúna dados para compartilhar informações entre os setores de reservas, recepção, manutenção de quartos e demais áreas do negócio.
Mantenha as informações sempre atualizadas
Além disso, na hora de fazer uma reserva, o hóspede deve ter acesso ao maior número possível de dados sobre o estabelecimento. Assim, é preciso manter todas as informações atualizadas e acessíveis nos diferentes canais de comunicação usados pelo hotel.
Atualize setores com inovações tecnológicas
Não se pode ignorar os avanços tecnológicos para a área de gestão de reservas. Por isso, seu hotel deve contar com os melhores e mais modernos recursos para a automatização de tarefas e auxílio do controle de reservas de UHs.
Dicas para melhorar a gestão de reservas do hotel
Sempre busque formas de aprimorar os processos e controles, para evitar erros e garantir a melhor lucratividade para o negócio.
Dentre as ações que podem ser colocadas em prática para fazer a gestão de reservas de forma eficiente estão:
Utilizar sites de reserva online
Nesse sentido, firmar parcerias com serviços online, usando contratos de allotment, por exemplo, permite que os clientes efetuem reservas no hotel por diferentes canais digitais, o que aumenta as chances de vendas das UHs.
Manter os dados dos clientes atualizados para a gestão de reservas
Ter informações atualizados dos clientes do hotel é muito importante para a boa gestão de reserva. Por isso, é fundamental desenvolver formas inteligentes e legais de coletar dados relevantes dos hóspedes.
Lembre-se: todo o tratamento de dados dos clientes do hotel deve ser feito respeitando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Dar atenção à confirmação de reservas
Estabelecer um processo para contatar o cliente nos dias próximos à data de check-in é indispensável para a gestão de reservas. Os contatos podem ser feitos por e-mail, aplicativos de mensagens ou SMS.
Não é raro que as pessoas se esqueçam de comunicar mudanças de planos ao hotel e a confirmação é um modo confiável de saber sobre o comparecimento do cliente e assim ajustar a taxa de ocupação.
Estabelecer confirmações de reserva feitas com pagamento de sinal
O pagamento de um sinal ao fazer a reserva cria um compromisso entre o hóspede e o hotel, o que reduz as chances de cancelamento. Mas, muita atenção à comunicação dessa regra ao público, pois ela pode espantar os clientes indecisos.
Criar canais para ouvir sugestões e reclamações
Disponibilize canais diversificados para que o cliente encaminhe feedbacks sobre os serviços de reserva do hotel, assim você conseguirá identificar pontos fracos da área e aprimorá-las.
Ficar de olho nas redes sociais do hotel
A presença nas redes sociais (Facebook, Instagram e Twitter) é uma boa maneira de acompanhar o que as pessoas falam sobre o hotel e os serviços de reserva.
Centralizar o controle das reservas
Fazer a gestão de reservas de forma eficiente é muito mais fácil quando você tem todas as informações sobre a área um único sistema. Dessa forma, é possível evitar problemas de overbooking e de baixa ocupação.
Faça um controle diário da gestão de reservas
Além de centralizar os dados, é importante checar diariamente todas as informações sobre as reservas. Assim, você estará sempre atualizado sobre números como a quantia de diárias vendidas e a taxa de cancelamento.
A tecnologia como grande aliada na gestão de reservas
Todas as dicas acima são válidas e trazem excelente resultado quando bem aplicadas. Porém, só elas podem não bastar, o ideal é poder contar com um sistema de gestão de reservas.
Nos últimos anos, o setor hoteleiro vem sofrendo grande mudança devido ao uso da tecnologia. Novas ferramentas para otimizar a comunicação e os processos internos e externos dos estabelecimentos hoteleiros não param de surgir.
E dentre essas inúmeras inovações tecnológicas, o sistema de gestão de reservas se destaca e merece toda a atenção dos gestores que pretendem oferecer um serviço mais eficiente e moderno.
Dentre as vantagens de usar um bom sistema de gestão de reservas pode-se destacar:
- maior controle das informações
- recebimento de alerta para confirmação das reservas
- geração de relatórios que permitem a análise detalhada dos números relacionados às reservas e do que pode ser feito para melhorar o processo
- potencialização da estratégia de reservas e dos resultados colhidos pelo setor.
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