Quem administra um hotel tem inúmeras tarefas no seu dia a dia e, com certeza, cuidar da gestão de reservas é uma delas. Afinal, se não há reservas não há hóspedes, não é mesmo?

Sendo assim, aprimorar os processos e controles relacionados à realização das reservas de UHs deve ser uma prioridade para qualquer gestor. Exatamente por isso, elaboramos este novo artigo. Nele, reunimos algumas dicas úteis para ajudar nos inúmeros desafios relacionados à gestão de reservas. Confira!

Os desafios da gestão de reservas em negócios hoteleiros 

Os desafios do dia a dia a área de gestão de reservas são diversos. Aqui, nós elencamos alguns:

Administrar a sazonalidade do setor: entender quais são os períodos de maior e menor demanda é fundamental para direcionar ajustes constantes dos preços, o que pode impactar de forma positiva nas taxas de ocupação do hotel.

Integrar o setor de reservas aos outros setores do hotel: é essencial para a boa operação do hotel reunir e compartilhar informações entre os setores de reservas, recepção, manutenção de quartos e demais áreas do negócio.

Manter as informações sempre atualizadas: na hora de fazer uma reserva, o hóspede deve ter acesso ao maior número possível de dados sobre o estabelecimento. Assim, é preciso manter todas as informações atualizadas e acessíveis nos diferentes canais de comunicação usados pelo hotel.

Estar atualizado sobre as inovações tecnológicas do setor: não se pode ignorar os avanços tecnológicos para a área de gestão de reservas e seu hotel deve contar com os melhores e mais modernos recursos para a automatização de tarefas e auxílio do controle de reservas de UHs.

Dicas para melhorar gestão de reservas do hotel

Diante dos desafios da área de gestão de reservas em hotéis é preciso buscar formas de aprimorar os processos e controles, evitando erros e garantindo a melhor lucratividade para o negócio. 

Dentre as ações que podem ser colocadas em prática para fazer a gestão de reservas de forma eficiente estão: 

Utilizar sites de reserva online

Firmar parcerias com serviços onlines, usando contratos de allotment, por exemplo, permite que os clientes efetuem reservas no hotel por diferentes canais digitais, o que aumenta as chances de vendas das UHs.

Manter os dados dos clientes atualizados

Ter informações atualizados dos clientes do hotel é muito importante para a boa gestão de reserva. Por isso é fundamental desenvolver formas inteligentes e legais de coletar dados relevantes dos hóspedes. Lembre-se, apenas, que todo o tratamento de dados dos clientes do hotel deve ser feito respeitando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que entra em vigor em janeiro de 2021.

Dar atenção à confirmação de reservas

Estabelecer um processo para contatar o cliente nos dias próximos à data de check-in é indispensável para a gestão de reservas. Os contatos podem ser feitos por e-mail, aplicativos de mensagens ou SMS. 

Não é raro que as pessoas se esqueçam de comunicar mudanças de planos ao hotel e a confirmação é um modo confiável de saber sobre o comparecimento do cliente e assim ajustar a taxa de ocupação.

Estabeler que confirmações de reserva só são feitas com pagamento de sinal

O pagamento de um sinal ao fazer a reserva cria um compromisso entre o hóspede e o hotel, o que reduz as chances de cancelamento. Mas, atenção à comunicação dessa regra ao público, pois ela pode espantar os clientes indecisos.

Criar canais para ouvir sugestões e reclamações

Disponibilize canais diversificados para que o cliente encaminhe feedbacks sobre os serviços de reserva do hotel, assim você conseguirá identificar pontos fracos da área e aprimorá-las.

Ficar de olho nas redes sociais do hotel

A presença nas redes sociais (Facebook, Instagram e Twitter) é uma boa maneira de acompanhar o que as pessoas falam sobre o hotel e os serviços de reserva.

Centralizar o controle das reserva

Fazer a gestão de reservas de forma eficiente é muito mais fácil quando você tem todas as informações sobre a área um único sistema. Dessa forma é possível evitar problemas de overbooking e de baixa ocupação.

Faça um controle diário

Além de centralizar os dados, é importante checar diariamente todas as informações sobre as reservas. Assim, você estará sempre atualizado sobre números como a quantia de diárias vendidas e a taxa de cancelamento.

A tecnologia como grande aliada na gestão de reservas

Todas as dicas acima são válidas e trazem excelente resultado quando bem aplicadas, mas só elas podem não bastar. E o ideal é poder contar com um sistema de gestão de reservas.

Nos últimos anos, o setor hoteleiro vem sofrendo grande mudanças devido ao uso da tecnologia. Novas ferramentas para otimizar a comunicação e os processos internos e externos dos estabelecimentos hoteleiros não param de surgir.

E dentre essas inúmeras inovações tecnológicas, o sistema de gestão de reservas se destaca e merece toda a atenção dos gestores que pretendem oferecer um serviço mais eficiente e moderno.

Dentre as vantagens de usar um bom sistema de gestão de reservas pode-se destacar:

  • maior controle das informações
  • recebimento de alertas para confirmação das reservas
  • geração de relatórios que permitem a análise detalhada dos números relacionados às reservas e do que pode ser feito para melhorar o processo
  • potencialização da estratégia de reservas e dos resultados colhidos pelo setor.

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