Administração condominial: trocando a burocracia pela tecnologia nas rotinas financeiras

Administração condominial é uma expressão que ainda causa alguma estranheza no Brasil, mesmo que a cada dia aumente mais no país o número de pessoas que optam por residir em espécies de comunidade, os chamados condomínios.

Mas, afinal, quais são os reais desafios relacionados à administração condominial? Muitos condôminos imaginam ser trabalho dos gestores do condomínio apenas pagar e receber contas. E acreditam que o ambiente harmônico do condomínio, com boa convivência com animais de estimação, bom relacionamento entre a vizinhança, todos os veículos estacionados em sua devida vaga de garagem e, o melhor, todas as unidades quites com as taxas do condomínio, acontece naturalmente, sem a mão da gestão. 

Seria um universo perfeito, não é? Porém, toda e qualquer administradora de condomínio sabe que esse cenário não condiz com a realidade de grande parte deles. A administração condominial trata, além das questões financeiras do condomínio, também da resolução dos conflitos que podem ocorrer, por diversos motivos, entre os moradores.

Essa atividade compreende cada vez mais aspectos diversos das relações condominiais, incluindo: gestão de estacionamentos, segurança, limpeza, utilização de áreas comuns, perturbação do sossego, meio ambiente, funcionalismo, manutenções preventivas e corretivas, entre tantos outros. 

E, inevitavelmente, tudo que se refere à gestão do condomínio reflete em suas finanças, seja por multas, adequações, regulamentações, pagamentos e cobranças em geral, tornando o setor financeiro um dos mais importantes em todo o processo de gestão condominial.

Neste artigo nós mostramos que, usando tecnologia, é possível facilitar a rotina financeira na administração condominial. Confira!

Financeiro: o coração da administração condominial

Todos os proprietários e/ou condôminos locatários possuem uma parcela de responsabilidade sobre as demandas financeiras do condomínio, e a administradora, por sua vez, possui o dever de distribuir contas mensalmente, realizar as devidas cobranças individualmente, fazer o pagamento de todos os fornecedores, prestar contas de todas as movimentações financeiras, e ainda é encarregada de gerir a inadimplência do condomínio.

Todas essas tarefas se tornam exaustivas e propensas a erros quando realizadas de forma totalmente manual e empírica, como ainda ocorre em muitos condomínios, até mesmo por parte da própria administradora. 

Por isso, hoje, a gestão condominial requer artifícios que convençam os condôminos de que o trabalho realizado em seu condomínio é sério, transparente e seguro. E que, ao mesmo tempo, ofereçam à administradora a possibilidade de desempenhar suas funções com o máximo de praticidade e agilidade. Para que isso seja possível, o uso de um bom software de gestão é indispensável.

Somente a tecnologia proporcionará a eficiência que se espera de uma administradora, uma vez que:

  • a maioria dos condomínios realiza suas cobranças por meio de boletos bancários
  • qualquer condomínio necessita de algum tipo de prestação de contas
  • todo condomínio tem contas para pagar mensalmente
  • há um aumento gradativo do número de condomínios sendo administrados por administradoras especializadas, formalizando os seus processos.

A fase de cobranças é, sem dúvidas, uma das mais importantes em toda a gestão, uma vez que é dela que surgem os recursos necessários para a manutenção do condomínio e o pagamento de todas as suas contas mensalmente. Atualmente, o boleto bancário é o método mais empregado na realização dessa tarefa, podendo ser entregue ao condômino em formato impresso, por e-mail ou qualquer outra via online.

Junto ao crescimento do número de condomínios e de administradoras, a demanda por softwares que auxiliam e até automatizam o processo de cobranças se elevou consideravelmente. Hoje, um software para gestão condominial não pode ser apenas um ambiente de cadastramento de contas e geração de relatórios, ele deve ser um reflexo do cotidiano e de toda movimentação bancária do condomínio.

Gestão financeira em condomínios: a saga da cobrança bancária

Não é segredo para ninguém que a maioria dos processos bancários são extremamente burocráticos, cansativos e limitadores. A área de administração condominial é um ótimo exemplo disso, nela uma mesma administradora pode apresentar demandas altíssimas de geração de boletos para efetuar as cobranças das taxas de condomínio mensalmente.

Nos métodos mais tradicionais, a cada cobrança individual gerada, um boleto deve ser registrado junto à rede bancária, e por trás deste processo existem outros, como a homologação bancária e a frequente troca de arquivos entre o sistema de gestão da administradora e os sistemas disponibilizados pelos próprios bancos, sem contar as elevadas taxas associadas a tais serviços. 

Neste modelo, cada instituição financeira determina como serão seus processos de homologação, geração e liquidação de boletos. Ou seja, cada condomínio depende da adequação do sistema de gestão da sua administradora para efetuar suas cobranças.  

A automação dos processos e cobranças é realidade e necessidade

Tendo em vista o esforço despendido com os tradicionais métodos de registro de títulos bancários, é indispensável o uso de um software capaz de automatizar esse processo. Essa automatização já é possível graças à existência de bancos digitais, cujos serviços são integrados ao software de gestão condominial por instituições chamadas Fintechs, que são empresas de tecnologia que fornecem em suas soluções recursos bancários facilitados, como o registro automático de boletos, por exemplo.

Geralmente, as ferramentas de registro automático de títulos bancários, ou os famosos boletos, contam também com as baixas automatizadas assim que ocorrerem os pagamentos, o que oferece maior segurança e agilidade no que chamamos de conciliação bancária.  

Agora, imagine como esses recursos podem melhorar a gestão da inadimplência do condomínio e torná-la mais assertiva. Com os mecanismos de automatização financeira, a informação está sempre na mão, os dados necessários estão centralizados e tudo ocorre praticamente em tempo real.

Administração condominial: substitua a burocracia pela tecnologia

Uma fintech é capaz de acelerar o crescimento de uma administradora, e de qualquer outro negócio, porque ela acelera processos, acelera rotinas, e torna a praticidade uma regra. Ela desburocratiza e democratiza o mercado financeiro, tornando-se a melhor parceira de empresas que desejam se modernizar e buscar o melhor da tecnologia. 

Se há uma coisa com a qual qualquer administradora de condomínios há de concordar é que o financeiro é o coração da gestão condominial, e que um software capaz de automatizar rotinas financeiras não é mais uma questão de luxo, mas sim de primeira necessidade!

Agora que você já sabe a importância da automatização das rotinas financeiras na administração condominial, que tal conhecer um pouco mais do Bitz Condomínios?! Nosso software foi pensado para atender a todas as demandas da rotina da gestão de condomínios e pode transformar o seu dia a dia.  

Escrito por: Mainara Cristina Lorencena – Gestão e Desenvolvimento de Software

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