Se você é gerente ou dono de um negócio de hospedagem, sabe para que serve e o que deve ser analisado quando se faz uma auditoria em hotel?
A principal missão da auditoria em hotel, motel, pousada ou estabelecimentos similares é investigar se os controles internos estão sendo feitos de forma eficiente. Quando uma auditoria é realizada de forma correta, ela é capaz de ajudar na redução dos custos, na melhora dos processos operacionais do hotel e ainda fornece informações precisas e claras da administração aos gestores do negócio.
Neste artigo, nós mostraremos os benefícios da auditoria em empreendimentos de hotelaria. Assim, explicamos os diferentes tipos de auditoria existentes e listamos cinco pontos que devem ser auditados em um hotel. Confira!
Os benefícios de fazer auditoria em hotel
A auditoria em hotel é uma atividade de grande importância para o bom andamento do negócio, já que ajuda os gestores na eliminação de desperdícios e na simplificação de tarefas. No mais, ela ainda transmite informações de grande valor estratégico aos administradores sobre o desenvolvimento das operações executadas no estabelecimento.
A missão da auditoria em hotel é investigar se os controles internos estão sendo executados de forma eficiente, com qualidade e segurança. Assim, de forma resumida, podemos dizer que os principais benefícios dessa prática são:
- redução do desperdício
- melhora nos processos internos com eliminação de erros operacionais
- identificação de desvios de conduta dos funcionários
- avaliação de investimentos e corte de gastos
- análise da satisfação dos clientes
- compartilhamento de informações relevantes com os gestores.
Os tipos de auditoria em hotel
Uma informação importante que muitos gestores de hotéis desconhecem é que existem diferentes tipos de auditoria.
São eles:
Auditoria operacional
Na auditoria operacional é avaliada, dentre outras coisas, a prestação do serviço, o comportamento dos funcionários, o atendimento ao cliente e outras questões similares.
São identificadas as áreas de risco no hotel e verificada a eficiência dos procedimentos internos. Com isso, os gestores passam a ter mais segurança na hora de tomar decisões que irão impactar o funcionamento das operações.
Através de técnicas e processos, é possível verificar também desvios de conduta dos colaboradores, seja por má-fé ou inexperiência.
Auditoria fiscal e contábil
A auditoria fiscal é uma ferramenta essencial para que o estabelecimento hoteleiro trabalhe cumprindo todas as exigências das leis tributárias.
Com profundo conhecimento da legislação fiscal, os auditores realizam uma análise cuidadosa do fluxo de operações e verificam se estão de acordo com a lei e os princípios fundamentais de contabilidade.
Auditoria financeira
A auditoria financeira investiga a existência de possíveis irregularidades e desvios, e sugere as medidas que devem ser tomadas para que tudo se regularize, além, é claro, de prevenir desperdícios de recursos.
Sua principal finalidade é avaliar possíveis riscos que possam comprometer o patrimônio do estabelecimento hoteleiro.
5 pontos que devem ser auditados em um hotel
Agora que você conheceu os diferentes tipos de auditoria em hotel e viu os benefícios que essa prática traz para o negócio, confira cinco pontos que devem ser observados durante os processos de auditoria:
1. Registros financeiros
Os erros de registro e os desvios financeiros podem ocorrer em qualquer uma das áreas do hotel e, no dia a dia, nem sempre é possível que o gerente consiga identificar essas ações. Porém, ao auditar os registros financeiros é possível verificar todos os valores que entram e saem do hotel e encontrar, caso existam, incoerências nos dados.
Se houver um recibo de pagamento duplicado ou uma nota com valor muito acima do normal, por exemplo, é possível saber quando e em qual setor ocorreu.
Com isso, a gestão consegue inibir e prevenir ações desonestas e facilitar a correção de erros que possam resultar em prejuízos e perdas para a empresa.
2. Processos internos
Ao auditar os processos do hotel, você consegue identificar falhas nas rotinas internas e poderá analisar se sua operação precisa ou não de aperfeiçoamento.
Auditando o modo como são feitas as coisas no seu negócio, é possível que você encontre processos obsoletos e atividades sendo realizadas de forma equivocada, e, a partir dessa identificação, reorganizar sua operação, eliminando desperdício de mão de obra, de recursos e de materiais.
A auditoria dos processos internos é eficaz também quando o assunto é reduzir ou mesmo eliminar os erros de atendimento ao cliente. E, assim, é possível oferecer uma melhor experiência ao hóspede.
3. Contas a pagar e a receber
Auditar o controle das contas a pagar e a receber nos registros do hotel é outro ponto importante.
O auditor, ao verificar as contas da empresa, conseguirá identificar qual a situação real do seu fluxo de caixa, podendo apontar com certeza de onde provêm suas maiores receitas e quais são os seus maiores gastos. E claro, com essa análise, é possível também fazer um acompanhamento eficiente dos inadimplentes, caso existam.
4. Custos fiscais
Questões fiscais também devem ser alvo de uma auditoria em hotel cuidadosa, especialmente se os tributos têm representado um grande custo para o negócio.
Auditando toda a parte fiscal da empresa é possível agir para identificar os motivos que estão levando o seu hotel a arcar com altos valores em impostos e tributos, bem como saber se é possível diminuir os gastos fiscais do seu empreendimento.
Pode acontecer também do seu hotel estar pagando menos do que deveria de imposto e isso pode causar uma execução fiscal, multas e outras sanções do fisco.
5. Integração entre sistemas de informação
A troca ou integração de sistemas de informação, como PMS e outros softwares de informação, também devem ser alvo de auditoria no hotel.
Tomando esse cuidado, é possível garantir a integridade das informações que serão adicionadas no sistema ou compartilhadas entre os softwares durante a integração. Isso ajuda a evitar perdas de dados, vazamentos de informações e claro, dores de cabeça futuras.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre auditoria, conheça o Bitz Hotel!
O PMS mais completo do mercado, nosso sistema de gestão foi desenvolvido especialmente para o setor hoteleiro e, além de um recurso exclusivo para auditoria, é totalmente cloud, multiempresa, tem interface simples e intuitiva e as melhores soluções para alavancar os resultados do seu negócio.
