Você sabia que mais da metade das más experiências em hotéis se devem a atendimentos mal preparados? O problema é que, muitas vezes, os funcionários do hotel estão mal preparados porque estão sobrecarregados, quando as propriedades operam com colaboradores mínimos. É aqui que a tecnologia deveria ajudar. Além disso, a tecnologia não deve apenas melhorar as operações, mas também a experiência do hóspede.
A tecnologia é falível, o que quer que você pense, e escolher o software errado pode penalizar fortemente sua operação.
Vamos saber 8 formas de como PMS de hotel otimiza operações de forma real. Confira!
Bem, não é incomum ver a equipe do hotel ter que encontrar hacks e soluções alternativas para fazer as coisas funcionarem.
Se você já trabalha há muitos anos em hotelaria, sabe exatamente do que estamos falando.
O papel do PMS de hotel moderno e inteligente
Agora, no centro das operações hoteleiras, está sempre o PMS, então é aqui que começa a maioria dos problemas: más utilizações das integrações, falta de recursos embutidos, etc. estar, paradoxalmente, inconscientes dos problemas que precisam resolver.
Isso não se deve ao fato de os hoteleiros serem maus empresários, muito pelo contrário! O problema é que ser um hoteleiro significa ter que gerenciar muitos aspectos operacionais do trabalho, muitos dos quais são muito complexos e detalhados.
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Um gerente de canal ou operacional, por exemplo, terá que priorizar determinadas tarefas, ao invés de gastar horas para se aprofundar e entender determinado problema técnico. O que acontece com os PMSs é que eles são o tipo de software usado por vários departamentos diferentes, então todos têm uma opinião sobre isso, ainda que parcial. No entanto, os gerentes gerais são aqueles que podem dar luz verde à implementação de um novo software, coordenando, entendendo e sincronizando as necessidades de diferentes departamentos.
Como os PMS’s de hotel podem melhorar as operações e a experiência do hóspede
Portanto, ao escolher um PMS, você deve sempre fazer a pergunta de um milhão de reais: esse sistema facilitará minha vida (e a vida de minha equipe) para que eles possam deixar meus hóspedes mais felizes?
Saber o que procurar em um PMS pode fazer uma grande diferença. Portanto, certifique-se de entender o que um sistema de gerenciamento de propriedade pode (ou não pode) fazer por você enquanto tenta entrar em detalhes durante o processo. Porque se há algo que aprendemos nas últimas duas décadas é que a pulga está sempre escondida nos detalhes.
Aqui estão algumas das áreas em que um bom PMS pode realmente fazer a diferença tanto para a equipe do hotel quanto para os hóspedes:
Reduzindo a carga de trabalho durante o processo de check-in/out
Há uma discussão interessante: “Qual é o tempo médio real (em minutos) para check-in e check-out do hotel?”
Claro, o método está longe de ser científico, mas é uma leitura fascinante. Um check-in de melhor cenário é de pelo menos 2 a 3 minutos. Você sabe o que isso significa? Que se um hóspede tiver duas pessoas à sua frente, ele provavelmente deixará uma crítica incômoda… Check-in automático, quiosques e aplicativos podem melhorar drasticamente a experiência de check-in/out, mas a maioria dos PMS não oferece suporte à tecnologia.
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Remova o atrito durante os pagamentos
Não é incomum encontrar hotéis que ainda gerenciam pagamentos com cartão de crédito manualmente. Geralmente é assim: o back office recebe uma reserva, e tem que entrar na extranet, achar a reserva, pegar o cartão, passar para outra página da operadora, pegar o terminal físico, PDV, digite o valor total e os dados do cartão, aguarde a conclusão da transação.
Se isso não parecer grande coisa para você, tente cronometrar sua equipe enquanto eles fazem isso. Isso demora menos de cinco minutos por transação. Agora, digamos que você receba 25 reservas por dia: são mais de duas horas perdidas apenas para carregar cartões de crédito. Sem falar no que acontece se o cartão não funcionar, você tem que pedir um novo e recomeçar todo o processo.
Um PMS pode resolver o problema com recursos proprietários de automação de pagamento ou integrando-se a provedores terceirizados.
Integrar sistemas de faturamento
Pode parecer loucura, mas já vimos muitos hotéis onde a recepção tem que pedir para os contadores emitirem nota fiscal e, por outro lado, muitos contadores digitando números manualmente dos relatórios dos PMSs em seus sistemas de contabilidade… Uma integração simples economizará horas de mão de obra todos os dias.
Conecte seu PMS de hotel aos seus sistemas PDV
Na maioria dos casos, se um hóspede do hotel pretende marcar um tratamento ou serviço no balcão, a recepção tem de ligar para o local, verificar a disponibilidade e efetuar a marcação. A integração dos dois sistemas reduzirá drasticamente a carga de trabalho, e os hóspedes também poderão reservar e verificar a disponibilidade diretamente online.
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Fique esperto em A&B
A adoção de códigos QR e pedidos online aumentou drasticamente devido às diretrizes anti-COVID, e este é um excelente exemplo de um sistema que pode reduzir drasticamente o tempo de espera e melhorar a experiência do cliente (o garçom não precisa vir anotar seu pedido ou trazer a conta).
Os clientes têm total controle do horário e os restaurantes podem alocar menos funcionários para atender o mesmo número de pessoas, economizando dinheiro. Além disso, graças aos novos sofwares, os pedidos não são impressos em papel, mas exibidos digitalmente em uma tela na cozinha.
Digitalização da limpeza
Outro recurso que o COVID acelerou drasticamente é a adoção de aplicativos de limpeza, ambos integrados ao PMS. Eles reduzem a carga de trabalho e facilitam a comunicação entre os departamentos. Os hoteleiros também podem avaliar o tempo da equipe de limpeza para otimizar as operações e – particularmente importante para hotéis ecológicos – reduzir drasticamente o uso de papel.
E-mail automatizado
Embora esta seja uma característica que tendemos a associar CRMs, alguns PMSs fornecem funcionalidade integrada para se comunicar com os hóspedes antes/meio/pós-estadia, melhorando a experiência do hóspede e aumentando a receita proveniente de serviços auxiliares propostos nos e-mails.
Conexão de PMS de hotel
Conectar. Conectar. Pode parecer loucura, mas ainda existem muitos hotéis sem uma integração bidirecional adequada entre o PMS e o gerente de canal. Nem é preciso dizer que vincular os dois sistemas reduzirá drasticamente a carga de trabalho e reduzirá o erro humano a praticamente zero.
Entenda as vantagens da nova tecnologia para maximizar o impacto
Quando você inventa o navio, você também inventa o naufrágio. Cada tecnologia carrega sua própria contrapartida. É verdade para a tecnologia hoteleira, é por isso que implementar a tecnologia apenas por usar, nunca é uma boa ideia.
Escolher qualquer software PMS, em particular, requer um entendimento completo das necessidades atuais (e futuras) da propriedade.
O risco de escolher o sistema errado é colher frutos ruins e tempo perdido. Por isso, que na Bitz Softwares, fornecemos soluções à medida e acompanhamos os nossos clientes em todas as fases da implementação, o nosso sistema é modular e garante que você possa se concentrar naquilo que faz de melhor: cuidar dos seus hóspedes.
