Ao escolher uma nova solução de tecnologia moteleira, o Bitz Motel é definitivamente, de longe, o mais complexo e completo. Tem impacto num departamento que representa o centro de custos operacionais mais significativo e, ao mesmo tempo, tem impacto na qualidade de serviço mais importante de um motel – nos recursos de limpeza e manutenção.
Além disso, os membros da equipe que usam software de limpeza podem não ser tão experientes em tecnologia quanto os outros, o que significa que a solução escolhida deve ser altamente amigável.
A chave aqui é encontrar um PMS completo que, em primeiro lugar, atenda aos colaboradores para facilitar seu trabalho e, ao mesmo tempo, fornecer todos os KPIs necessários para o motel e sua gestão.
15 principais recursos do Bitz Motel
Com isso em mente, vejamos os principais recursos de limpeza que o software da Bitz tem a oferecer.
1. Programações de limpeza diárias automatizadas
Criar programações de limpeza diária é a primeira tarefa que todo gerente de limpeza deve fazer pela manhã.
É também uma das tarefas mais demoradas que podem levar até 1h e 30 minutos por dia. Para fazer uma programação diária de limpeza de quartos, os gerentes de limpeza devem conciliar diferentes tipos de quartos, ocupações, hóspedes e seus desejos extras.
Em seguida, eles têm que distribuir toda essa complexidade de forma a garantir que os colaboradores tenham seu trabalho dividido igualmente entre si. É uma tarefa que pode ser simplesmente automatizada e executada em apenas um segundo por um bom PMS, economizando até 100% do tempo.
2. Programação futura da equipe de limpeza e seus horários
O departamento de limpeza é um dos contribuintes mais significativos para o lado dos custos. Portanto, ter seus horários de limpeza otimizados e planejados para o futuro é vital. Um bom software terá isso coberto e permitirá que você agende automaticamente as tarefas domésticas e as programações diárias no futuro, conforme você fez as reservas.
> Cuidados na limpeza e higiene do motel
3. Atualizações em tempo real sobre reservas e hóspedes
Atualizações em tempo real sobre alterações em reservas e hóspedes são informações essenciais de que os funcionários precisam. Se os hóspedes mudarem de quarto, encurtarem ou prolongarem a estadia, fizerem check-in ou saírem de um quarto, tudo isso precisa ser prontamente comunicado às camareiras.
Dessa forma, eles não perdem tempo se movimentando pelo motel tentando descobrir qual quarto eles podem limpar em seguida. Mais importante, eles não estão incomodando os hóspedes com o famoso toc-toc.
4. Serviços de treinamento e listas de verificação
Se você deseja manter altos padrões e qualidade do trabalho de sua equipe de limpeza, você deve equipá-los com conhecimento. Ferramentas de treinamento mais importantes e eficazes você pode fornecer aos seus colaboradores. Mais uma vez, um bom software fornecerá todas essas ferramentas, tornando mais fácil para seus funcionários verificarem se concluíram todas as tarefas necessárias com o mais alto padrão.
5. Gerenciamento de Achados e Perdidos
Os hóspedes esquecem as coisas o tempo todo. Isso significa que os funcionários do motel, especialmente os camareiros, precisam gerenciar itens achados e perdidos o tempo todo. Gravar, armazenar, gerenciar e atualizar informações sobre objetos perdidos e achados pode consumir muito tempo ou pode ser fácil por meio de uma ferramenta de software..
6. A capacidade de relatar facilmente problemas de manutenção
Seus funcionários são a fonte de informação absolutamente crucial para detectar e corrigir prontamente problemas de manutenção em quartos de motel. A diferença entre tornar fácil ou difícil para os colaboradores relatarem esses problemas pode significar a diferença entre um hóspede feliz e um infeliz.
Mas também a diferença entre alto e baixo custos de manutenção (preventiva). Relatórios de problemas de manutenção rápidos e fáceis são um dos recursos vitais absolutos que sua equipe de limpeza e manutenção precisa para obter no software de limpeza.
7. Comunicação da equipe para atualizações diárias e tarefas extras
Como em qualquer outra empresa, uma equipe de motel (incluindo o departamento de limpeza) precisa se comunicar para se manter atualizada sobre os eventos diários em andamento e fazer seu trabalho com eficiência. Além disso, as camareiras precisam entregar muitas solicitações ad hoc de serviços aos hóspedes, como toalhas extras, travesseiros, brindes de quarto, etc., gerenciamento de tarefas e o recurso de comunicação da equipe cobre essa área perfeitamente e precisa fazer parte do PMS.
8. Inspeção do quarto de limpeza antes da chegada
Esta é a medida de garantia de qualidade mais importante para a limpeza do quarto e consequente satisfação do hóspede. Uma inspeção detalhada do quarto pode facilmente ter mais de cem etapas para verificar se está impecável. Listas de verificação digitais fazem toda a diferença aqui.
Quando algo precisar ser consertado, o PMS enviará uma tarefa automática para o responsável, sem a necessidade de fazer anotações extras ou ligações telefônicas. A melhor parte é que cada inspeção que você faz é transformada automaticamente em análises detalhadas e acionáveis para melhorar o treinamento da equipe, os processos e a qualidade geral do trabalho.
9. Contagem automática de itens
Caso sua abordagem de gerenciamento de lençóis, por exemplo, dependa da contagem do número de lençóis e toalhas que foram para a lavanderia, você deve procurar um recurso de contagem automática de lençóis. É uma das maneiras mais fáceis e eficazes de tornar esse processo mais preciso e eficiente e economizar muito tempo da sua equipe de limpeza (até 2 horas por dia).
10. Relatórios de A&B
Outro recurso que gera eficiência e economiza custos é permitir que seus camareiros publiquem o consumo do frigobar (ou cozinha) diretamente nas contas dos hóspedes. Agiliza o fluxo de informações sobre o consumo do frigobar, facilita e torna mais eficiente a reposição do frigobar e, o mais importante, reduz o valor das postagens perdidas. É também uma das maneiras mais rápidas e fáceis de obter análises sobre o comportamento e as preferências de seus convidados em relação ao menu do minibar.
11. Integração de quarto inteligente
Se você tiver um sistema inteligente em um local que permite saber quando um hóspede está no quarto, se uma janela está aberta ou até mesmo mais informações, verifique a integração do PMS. Dados como esses podem significar que sua equipe de limpeza otimizará ainda mais seu processo de trabalho diário e garantirá que os hóspedes nunca sejam incomodados.
13. Interface de usuário (IU) orientada para colaboradores
Colaboradores geralmente não são as pessoas mais experientes em tecnologia porque seu cargo não incluía, até então, muita tecnologia. É por isso que é tão importante que o PMS que eles usam seja o mais simples e intuitivo possível. Deve facilitar o trabalho e economizar tempo. Muitas vezes, as camareiras precisam executar etapas extras apenas para atualizar o status de um quarto.
Mas se a solução escolhida não atender bem, elas não saberão como usar, ou pior, não vão querer usar – quando não, usar incorretamente. Isso significa que seu motel não obterá todos os benefícios do software e haverá uma situação de perda e perda.
14. Atualizações de status do quarto
Quando todo o trabalho estiver concluído – marque o quarto como limpo. Ou como inspecionado. Claro, é um recurso padrão que todo sistema deveria ter…
> Leia: Veja como as funções do Bitz Motel aumentam o lucro
15. Análise de manutenção
Por último, a análise de limpeza não é apenas saber quanto tempo leva para limpar um quarto. Eles precisam fornecer informações detalhadas de todos os ângulos possíveis para entender o desempenho real do seu departamento.
Por exemplo, quanto tempo leva para limpar um quarto não diz muito se você também não souber quantos hóspedes estavam hospedados naquele quarto, de onde eles eram, ou se usavam amenidades extras. Além disso, quem era a pessoa que limpava o quarto, quais foram os erros de limpeza mais frequentes?
E então você precisa receber todas essas informações na forma de relatórios proativos e precisos, permitindo que você entenda quais de seus funcionários precisam de mais treinamento, quais comodidades são solicitadas com mais frequência, quem não está fazendo seu trabalho e, essencialmente – quão bem suas operações estão realizando.
Gostou? Vamos começar o treinamento direto com a Bitz Motel?
Solicite sua demonstração aqui e veja mais sobre os recursos do nosso software!
