Aqui está o que você precisa saber antes de escolher um e não correr o risco de ter prejuízo.
Para os hoteleiros, a escolha de um sistema PMS para seu hotel pode realmente representar uma experiência exaustiva. Hoje sabemos que o sistema digital é realmente o coração do hotel e utilizá-lo de forma plena pode levar a melhorias tangíveis no desempenho do negócio. Porém, se você obter um apenas baseado no custo, terá mais problemas do que antes.
Na verdade, é que todas as empresas digitais se anunciam como a “solução ideal” e você pode facilmente se perder nas cargas de informações presentes na web. Portanto, antes de considerar qualquer opção, você deve dar um passo atrás e começar com a base.
Vamos dar um passo atrás.
O que é um PMS?
PMS significa “Property Management System” e ele representa um sistema ou software que facilita o gerenciamento de sua propriedade, certo? Assim, ele é capaz de agregar dados e informações de diferentes áreas do hotel, como:
- Limpeza;
- Recepção;
- Gerenciamento de restaurante;
- Governança;
- Sistema de reservas;
- Vendas, etc.
Assim, tornando automáticas as operações gerenciais diárias, como alocação de quartos, taxas extras e muitos outros extras, é a melhor forma de entender como funciona um. Além disso, ele facilita todos – isto mesmo, todos! – os processos gerenciais. Por isso, o PMS também tem um papel estratégico, pois coleta dados importantes como Rev Par e outras informações essenciais para ser competitivo no mercado e aumentar os lucros.
Ok, mas meu PMS atual é a solução certa para minha propriedade?
Como você pode entender que tudo está funcionando da melhor forma quando é o próprio PMS que condiciona o fluxo de trabalho e o desempenho atuais?
Além disso, é difícil dar um passo para trás e analisar a situação de forma objetiva.
No final, a pergunta que precisa ser respondida, além das características técnicas, é: “meu PMS simplifica minha vida?”.
Abaixo você encontra algumas informações que, se avaliadas com antecedência, podem influenciar positivamente na escolha de um novo PMS.
Integração e compatibilidade do PMS para seu hotel
Uma das lamentações mais populares entre os hoteleiros após terem escolhido um sistema PMS para seu hotel é o de não ter verificado com antecedência se ele se integra com sistemas de terceiros que o hotel já utiliza.
Às vezes a integração é possível, mas com processos lentos e caros. Por isso, seu gerente de canal conectará automaticamente as reservas feitas em OTAs ao PMS, certo?
Por isso, saber com antecedência pode realmente fazer a diferença.
Você está realmente investindo no que precisa?
Cada propriedade tem necessidades diferentes. Portanto, é importante escrever uma lista de tarefas e ações necessárias que o novo PMS deve ser capaz de realizar. Assim, tudo o mais sendo igual, os elementos que distinguem um bom PMS são a facilidade de uso e a intuitividade do sistema.
Além disso, o preço é sempre uma variável importante no processo de tomada de decisão e, muitas vezes, a grande variedade de módulos e aplicativos disponíveis aumenta os custos.
Você deve avaliar exatamente o que você precisa. Assim, certifique-se de que todos os custos estão bem descritos na cotação. Muitas vezes, a escolha da opção mais barata resulta em uma economia inicial, mas em uma perda de eficiência e, consequentemente, de lucros a longo prazo.
Se o novo sistema PMS foi comprado por ser barato, provavelmente não atenderá às suas necessidades com o tempo e essa decisão custará muito mais do que você esperava.
Dados úteis x informações gerais
Os ERPs coletam, processam e armazenam milhões de dados. Não é a quantidade de dados que faz a diferença, mas sim a qualidade e sobretudo a usabilidade dessas informações.
Assim, as estatísticas e relatórios disponíveis no PMS devem ser claros, simples e concisos. Desta forma, o ajudará a tomar a decisão certa o mais rápido possível e ter uma visão geral clara do desempenho atual do seu negócio.
Além disso, você deve, portanto, verificar se o sistema PMS sempre fornece estatísticas atualizadas e informações úteis para a gestão estratégica de hotéis.
O que acontece após a compra do PMs para seu hotel?
Outro elemento valioso é saber que você poderá falar com o suporte em caso de necessidade. Por isso, muitos fornecedores estão presentes nas fases iniciais de negociação e durante o processo de venda, mas fica difícil entrar em contato com eles para problemas relacionados ao uso do software.
Sendo assim, é por isso que você deve escolher um provedor de PMS que ofereça suporte 7 dias por semana. Dessa forma, você terá alguém que tratará e resolverá seus problemas em tempo hábil.
Use a nuvem
Outro requisito que você deve ter em relação a um PMS é ser baseado na nuvem. Assim, isso se tornou um recurso essencial que facilita sua vida como gerente. Você não precisa mais de uma sala para armazenar o servidor, que executa o PMS, e não há necessidade de uma pessoa de TI que conserta o hardware e instala atualizações e correções de bugs.
Agora, tudo é feito automaticamente na nuvem pelo seu provedor de PMS. Além disso, os sistemas baseados em nuvem são mais flexíveis, mais confiáveis, mais acessíveis e podem ser facilmente dimensionados em caso de necessidade.
Insista em um excelente suporte e treinamento
Você pode ter o melhor PMS do mundo, mas, mesmo assim, deve insistir em ter um suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. A razão é que a indústria da hospitalidade nunca dorme e, em caso de problemas, você não pode esperar o horário de trabalho do seu provedor de PMS.
Procure todos os principais recursos de seu PMS para seu hotel
O PMS está no centro das operações do seu hotel. Esta é a razão pela qual deve vir com uma série de recursos úteis que são essenciais para o bom funcionamento do seu hotel. Por exemplo, deve fornecer a você:
Resumidamente:
A escolha de um sistema PMS é uma operação complexa que afeta diretamente os lucros do seu negócio. É importante avaliar cuidadosamente as diferentes opções, reunir o máximo de informações possível e estar atento às necessidades de seus imóveis.
Para ajudá-lo em sua pesquisa, oferecemos uma breve visão geral das características de nossa experiência com PMS, em relação aos pontos abordados no artigo.
Integração e compatibilidade do PMS do Bitz Hotel, que já possui o Booking, o Channel Manager integrados, para transferência de dados e informações sem erros em tempo real.
O nosso PMS é totalmente modular e flexível com base nas necessidades gerenciais das diferentes propriedades. Assim, você pode ativar apenas os módulos que você precisa, sem a necessidade de adquirir o pacote completo.
Considere o custo com cuidado
Não vivemos em um mundo perfeito. Logo, o PMS que você pretende usar certamente custará um investimento. Seu objetivo aqui é comparar seus recursos com seu preço – primeiro, para ver se você pode pagá-lo e, segundo, descobrir se este é o PMS de que você precisa. Afinal, por que você tem que pagar por uma funcionalidade que nunca vai usar?
A segurança é sempre importante, por isso nunca a negligencie. Como resultado, o PMS que você pretende usar deve apresentar os mais recentes desenvolvimentos na luta contra ataques de hackers, dados perdidos ou roubados.
