Ao fundo, dois recepcionistas de hotel e em primeiro plano a frase "Redução de custo: 3 passos simples para reduzir gastos na gestão de hotel"

A redução de custo é sempre um dos objetivos de um bom gestor, não importa qual o segmento ou tamanho do negócio. E na administração de um hotel isso não é diferente. O setor hoteleiro está constantemente buscando formas de economizar e assim, conseguir um aumento na margem de lucro com as hospedagens.

Para ajudar você a evitar prejuízos e adotar processos e ferramentas que ajudam a economizar na gestão de um hotel, ensinamos neste artigo 7 passos simples para reduzir gastos. Confira e boa leitura!

1. Tenha um planejamento financeiro

Ter um planejamento financeiro é regra-chave para que uma empresa consiga ter um crescimento saudável e sustentável. E nenhum processo de redução de custo é realmente eficaz sem um planejamento financeiro que contenha um mapeamento dos custos essenciais para o negócio: tendo em mãos esses dados é mais fácil decidir o que deve e pode ser eliminado nas despesa do hotel. 

E tem mais, manter um demonstrativo atualizado permite que você possa trabalhar de forma organizada, com conhecimento dos meses com maiores despesas, por exemplo.

2. Tenha um organograma

Redução de custo: uma mão desenhando um organograma em um vidro

O organograma tem como finalidade apresentar, de maneira clara, objetiva e direta a estrutura hierárquica de uma empresa. Desde o gerente até os cargos e funções mais inferiores, todos os colaboradores devem estar lá representados. 

Quando a redução de custos é o objetivo de uma empresa, a organização e planejamento são fundamentais e daí a importância do organograma. Afinal, definir processos, descrever cargos e funções de todos os profissionais da equipe é algo necessário para manter sob controle a gestão financeira, evitando problemas como:

  • prejuízos com multas por atraso no pagamento de contas
  • manutenção de profissionais ociosos
  • interferências na comunicação com agentes externos, como parceiros e fornecedores
  • falta de padronização, o que torna os processos do hotel ineficientes.

Um organograma bem definido e completo faz com que cada um dos colaboradores do hotel saiba exatamente o que e quando fazer, o que torna o negócio muito mais eficiente e, portanto, mais lucrativo.

3. Reveja o consumo de água, energia e telefonia do hotel

A redução dos valores das contas fixas é um dos maiores desafios da gestão de um hotel que deseja cortar custos. Quando mal administrados, os gastos com água, energia e telefonia estão entre os mais onerosos para um negócio do segmento de hotelaria. Por isso, é importante adotar ações de economia no consumo desse itens.

Redução de custo com energia 

Para reduzir o impacto da conta de luz no orçamento do hotel, uma boa ideia é investir em medidas para diminuir o desperdício. Nesse sentido, utilizar sensores de movimento para ligar e desligar as luzes, usar energia solar ao menos para o aquecimento da água e equipamentos de ar-condicionado e de refrigeração mais modernos e eficientes podem representar uma grande economia ao longo do tempo.

Redução de custo com água

Com relação ao consumo de água, vale a pena transformar seu hotel em um empreendimento adaptado às normas de sustentabilidade ambiental. Isso, além de economizar água é uma ação de marketing extremamente eficiente. Assim, oriente seus colaboradores na adoção de medidas de uso racional da água e quando os hóspedes perceberem a preocupação com o consumo consciente, poderão também aderir a essa campanha de redução do consumo de desse recurso.  

Empreendimentos hoteleiros que prezam pela sustentabilidade chamam a atenção em todos os sentidos, constroem uma imagem positiva, aumentam as chances de atrair mais hóspedes e promovem economia.

Redução de custo com telefonia 

Já quando o assunto é telefonia, as despesas podem ser cortadas ou reduzidas consideravelmente em seu orçamento com o uso de novas tecnologias. O contato com fornecedores e hóspede pode muito bem ser realizado por meio de softwares de comunicação, como o Skype ou outros serviços VoIP (Voz sobre IP).

Essas ferramentas possibilitam a comunicação por intermédio da internet com custo bem menor em comparação com o meio tradicional. Além disso, muitas questões podem ser tratadas facilmente por e-mail, o que favorece ainda mais a redução de custo com telefonia no seu hotel.

4. Faça uma gestão fiscal de forma eficiente

Um empresa que faz boa gestão fiscal, além de  ficar em dia com suas obrigações tributárias, evitando problemas com o fisco, pode diminuir gastos com tributos e, consequentemente, reduzir custo.

No mais, manter o controle fiscal do hotel garante que a empresa não seja multada ou sofra sanções que podem levar a prejuízos financeiros. 

5. Evite as horas extras

Apesar das restrições trabalhistas, não é raro que muitos empreendimentos hoteleiros percam o controle dos valores pagos em horas extras de seus colaboradores. Às vezes, as horas extras são inevitáveis, podem acontecer imprevistos e surgirem demandas que necessitem que alguns funcionários permaneçam mais tempo no trabalho. 

No entanto, existe uma maneira prática de cortar as despesas com horas extras: o banco de horas. Dessa forma, você terá um maior controle das horas extras, evitando altos gastos e até mesmo os riscos de problemas legais no futuro. 

Mas atenção: nada adiantará realizar essa troca se os seus funcionários não puderem gozar das horas de direito. Por isso, tenha políticas preestabelecidas para usufruto dos intervalos e dias de descanso e certifique-se de que todos estão devidamente informados sobre esses procedimentos.

6. Automatize processos

A automação de processos na hotelaria ajuda na otimização da operação e no atendimento, economizando recursos e também mão de obra. No mais, ela é importante para garantir agilidade e confiança para o hóspede, garantindo a fidelização. 

Entre os processos que podem ser automatizados estão:

  • check-in e check-out 
  • gestão de reservas
  • registros de consumo
  • organização dos quartos.

7. Invista em um software de gestão

Redução de custo: três pessoas jovens e sorrindo mexendo em um notebook

Para reduzir custo é fundamental eliminar despesas desnecessárias, além de fazer uma gestão eficiente do fluxo de caixa e acompanhar detalhadamente todas as operações financeiras. Uma forma de fazer tudo isso de forma eficiente é implantando um sistema de gestão hoteleira. 

Um bom software de gestão irá cumprir funções como:

  • aprimorar os processos do hotel, garantindo maior produtividade da equipe
  • realizar o controle financeiro, ajudando a identificar gargalos na administração que levam ao desperdício de recursos e dinheiro
  • fazer o controle de estoque para gestão de compras do hotel, abrindo a possibilidade de programar seu contato com os fornecedores de uma maneira mais eficiente.

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