Na motelaria, geralmente o procedimento de controle interno tende a ser fraco e ineficaz. Portanto, o auditor deve avaliar cuidadosamente a eficácia do sistema de controle interno nas diferentes áreas, antes de decidir sobre as técnicas e métodos de auditoria interna no motel a serem seguidos nessa área.
Vamos conferir!
Recibos a verificar na auditoria interna no motel
Um auditor deve verificar os seguintes recibos e comprovantes em uma auditoria de motel.
São documentos de vendas a dinheiro e vendas a crédito, registro de movimentação de estoque, pagamentos a agentes de viagens e trabalhadores, registros relativos a ativos hoteleiros e despesas diversas etc. O papel do auditor na verificação desses documentos é apresentado a seguir.
Papel do auditor na auditoria de motéis
Passo a passo:
1. Verificação de vendas à vista
Nos motéis, geralmente, quase toda a venda é à vista.
Portanto, a verificação interna deve ser muito eficiente e garantir que todas as vendas sejam contabilizadas. Pode ser utilizada uma faturação eletrônica ou o uso de um PMS digital. A verificação interna deve garantir que o relatório diário de vendas seja preparado e reconciliado com o total da folha de pagamento, ou as contas controladas numericamente.
O auditor pode cruzar o mesmo com os registros de caixa mantidos por uma pessoa independente. O auditor também pode testar a verificação dos tickets de pedidos da cozinha com as notas de caixa para garantir a eficiência do sistema de checagem interno.
2. Verificação de vendas a crédito
As contas de hóspedes são os documentos de suporte para vendas a crédito. As contas dos hóspedes são preparadas na ala da recepção.
Devem conter o aluguel de quarto, taxas de serviço de quarto, lavanderia e outros serviços prestados. Além disso, o registo de hóspedes pode fornecer informações como a natureza dos quartos ocupados pelos hóspedes, o número de horas de estadia e o número de pessoas ocupadas no quarto.
A verificação interna deve incluir a elaboração de relatório diário sobre o quarto ocupado na noite anterior com o número de pessoas em cada quarto.
Este relatório diário pode ser preparado por uma pessoa independente, como o caseiro, que não tem controle sobre o departamento de contas ou ala de recepção.
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O auditor pode cruzar as contas dos hóspedes com o registro de hóspedes e relatórios diários sobre a ocupação do quarto. A verificação do livro de caixa contra as contas dos hóspedes confirmará a coleta de dinheiro dos hóspedes. Se as taxas cobradas não estiverem de acordo com as taxas normais, o auditor pode garantir que tais contas sejam devidamente autorizadas.
O auditor deve assegurar que o imposto cobrado nas contas dos hóspedes seja devidamente remetido às autoridades fiscais em questão pela administração.
3. Verificação de Ações
A probabilidade de furto de alimentos é muito alta devido à sua natureza. Portanto, os registros de movimentação de estoque devem ser mantidos com precisão.
Os procedimentos de controle interno, desde o recebimento do estoque até o ponto de venda, devem ser mantidos corretamente para evitar furtos. O recebimento e a emissão devem ser feitos somente sob supervisão efetiva .
O auditor pode assegurar a sua presença no momento da verificação física das existências. O auditor também pode confiar na avaliação realizada pelos avaliadores profissionais se acreditar que o procedimento e os métodos de avaliação de cada item são adequados à natureza dos itens.
4. Verificação do pagamento aos trabalhadores
Na indústria moteleira, a rotatividade de mão de obra é muito alta e, portanto, o número de trabalhadores ocasionais empregados é maior. Durante as baixas temporadas, os trabalhadores são contratados mesmo por algumas horas.
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Os registros mantidos relativos aos pagamentos de salários serão desordenados e inadequados. Devido a isso, a probabilidade de desvio de dinheiro é muito alta. O auditor deve insistir na manutenção de registros salariais adequados e na implementação de controles adequados no pagamento de salários .
5. Verificação de Ativos
Além dos ativos usuais, como terrenos e prédios, móveis, instalações e máquinas, veículos etc., na motelaria, ativos semifixos como pratas e talheres, cobertores, cortinas também devem ser registrados, controlados e contabilizados.
O método de contabilização deste tipo de itens especiais deve ser prescrito pelo auditor e ele também deve garantir que o método recomendado seja devidamente cumprido pela administração.
6. Verificação de itens diversos
Em alguns motéis, é mantido um balcão para o câmbio. O auditor deve garantir que todos os requisitos dos estatutos que regem essas conversões sejam devidamente cumpridos.
O auditor também deve assegurar que a ocupação em andamento na data do balanço seja apropriadamente avaliada e contabilizada.
Além disso, também pode analisar as demonstrações financeiras calculando e comparando custo de alimentação, índice de ocupação e índices relevantes aplicáveis exclusivamente à indústria moteleira.
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