No centro das operações, um sistema de gestão de propriedades (PMS) potencializa a eficiência e a produtividade em todos os departamentos do hotel. Porém, raramente é um guerreiro solitário quando se trata de tecnologia de um hotel. Mesmo aqueles pequenos hotéis que trabalham com vários sistemas de tecnologia, como sistemas de processamento de pagamentos, fechaduras eletrônicas e canais de distribuição online, ter integrações PMS são fundamentais para atender os hóspedes. Veja a seguir!
Contar com alguns dos mesmos dados, como:
- pagamentos com cartão de crédito dos hóspedes, são processados por meio de um gateway de pagamento e também registrados no PMS;
- cartões-chave e chaves digitais são codificados através do sistema de travamento usando informações de reserva;
- reservas OTA que devem ser inseridas no PMS;
- e o inventário ajustado em seus canais OTA.
Se esses sistemas estiverem trabalhando em silos, sua equipe terá que agir como intermediários, duplicando manualmente os dados entre os sistemas, o que consome tempo e é propenso a erros humanos.
Você sabe o que eles dizem sobre trabalho em equipe – bem, isso também se aplica à tecnologia do seu hotel.
Por meio da integração direta, seu PMS até pode trabalhar com seus outros sistemas de hotel para automatizar processos e economizar muito tempo da equipe do hotel.
Mas quando temos integrações PMS em um só, ah, é muito melhor!
Integrações PMS
Aqui estão seis principais integrações PMS que aumentarão ainda mais a eficiência operacional para que você e sua equipe passem menos tempo atrás de um computador e mais tempo proporcionando uma experiência ainda melhor aos hóspedes.
Gestão de canais
Canais de distribuição de terceiros, incluindo GDS, OTA e canais de metabusca, são um componente crucial da estratégia de distribuição de quase todos os hotéis.
Com seus grandes orçamentos de publicidade e alcance expansivo, esses agregadores de viagens criados especificamente tornam as propriedades mais visíveis on-line e trazem uma grande quantidade de reservas.
Assim, quando seus canais de distribuição online não estão conectados ao seu PMS, a disponibilidade e as tarifas de sua propriedade devem ser atualizadas manualmente para cada um desses canais, e as reservas provenientes deles devem ser inseridas manualmente no seu PMS.
É uma tarefa contínua e demorada com alto risco de overbooking se a disponibilidade não for atualizada com rapidez suficiente.
Mas há uma maneira melhor. Integração bidirecional entre o PMS de um hotel e parceiro de canal automatiza esse importante processo, eliminando a necessidade de duplicar dados manualmente e melhorando a precisão.
Por meio da integração, o PMS envia automaticamente o inventário alocado para o parceiro de canal, incluindo atualizações e substituições de inventário. Quando uma reserva é feita por meio de um parceiro de canal, os dados da reserva são enviados automaticamente para o PMS e a disponibilidade é ajustada automaticamente em todos os canais conectados. Diga adeus ao overbooking e olá para ter mais tempo para seus hóspedes!
Processo de pagamento + integrações PMS
Se sua propriedade aceitar pagamentos com cartão, você trabalhará com um Gateway de pagamento, que comunica com segurança as informações de pagamento do hóspede à rede de processamento de pagamentos.
Se o seu gateway de pagamento não estiver integrado ao seu PMS, as transações aprovadas devem ser lançadas manualmente nas reservas no PMS, retardando o processo de check-in/check-out.
Com uma integração de gateway de pagamento, as informações de pagamento inseridas no formulário de reserva são enviadas automaticamente pela rede de processamento de pagamentos e as transações são lançadas automaticamente no PMS em tempo real.
Não apenas isso, mas uma integração de gateway de pagamento também aumenta a segurança com criptografia ponto a ponto e tokenização para proteger dados de cartão de crédito de hackers e manter os números de cartão de crédito fora do PMS para conformidade com PCI.
Se você deseja aceitar pagamentos on-line pelo site da sua propriedade, a integração do gateway de pagamento é essencial para um processo de reserva on-line automatizado e seguro e uma experiência de check-in sem contato.
Simplificando pagamentos, autorizações e reembolsos e melhorando a segurança, a integração do gateway de pagamento é uma das integrações PMS mais importantes para qualquer propriedade.
Acesso ao quarto
Fechadura eletrônica e chave digital são integrações que simplificam o gerenciamento de acesso e também aceleram o processo de check-in.
Os cartões-chave são amplamente utilizados em todos os segmentos hoteleiros há décadas. Os tempos estão mudando e mais e mais propriedades estão mudando para soluções-chave digitais (móveis). De qualquer forma, vamos ver como a integração de sua solução de acesso ao quarto com seu PMS facilita a vida na recepção.
Uma integração de cartão-chave permite que sejam codificados e gerenciados diretamente através do PMS, que envia automaticamente os dados relevantes da reserva (número do quarto, duração da estadia, etc.) para o sistema de cartão-chave. Isso significa que a equipe da recepção não precisa mais inserir essas informações no sistema de cartão-chave manualmente, basta passar o cartão para codificá-lo.
>>> Veja também: Venda hoteleira eficiente com apenas alguns cliques
Se sua propriedade estiver usando uma solução de acesso sem chave (chave do celular ou travas de teclado), a integração com o PMS automatiza a entrega das chaves ao hóspede no momento do check-in. Nesse caso, o PMS envia automaticamente os dados da reserva para sua solução de acesso sem chave, que gera uma chave móvel ou código de acesso para o hóspede, ativando automaticamente a chave no check-in e desativando-a no check-out.
Se você deseja implementar uma experiência de check-in sem contato ou simplificar o check-in na recepção, integrar seu PMS com seu sistema de travamento é fundamental (trocadilhos).
Ponto de venda (PDV) + integrações PMS
Junto com o PMS, um sistema PDV é essencial para propriedades com restaurante no local. Esses sistemas centrais são um ótimo exemplo de dois sistemas que funcionam melhor juntos. Sem uma conexão entre os dois, as taxas de restaurante que devem ser cobradas no quarto de um hóspede devem ser comunicadas à recepção e adicionadas manualmente ao fólio de reserva no PMS.
>>> Você conhece o Sistema Eatz?
Esse processo manual não apenas adiciona mais uma tarefa administrativa à lista de tarefas da sua recepção, mas também é propenso a erros humanos e discrepâncias de faturamento que podem resultar em hóspedes insatisfeitos e perda de receita.
Quando o sistema PDV é integrado ao PMS, o software completa essa tarefa para você em tempo real. Quando um hóspede deseja cobrar uma refeição em seu quarto, a transação é inserida no sistema PDV, que, por meio da integração, consulta automaticamente o PMS para verificar o status do hóspede, o número do quarto e o limite de autorização de crédito. Se a cobrança for aprovada, o sistema PDV lançará automaticamente a cobrança no fólio de reserva no PMS.
Automatizando o processo de lançamento de taxas de restaurante para reservas com uma integração PMS + PDV não apenas economiza tempo da equipe do hotel, mas também garante a precisão do faturamento, reduzindo as reclamações dos clientes e evitando a perda de receita.
Gerenciamento de receita + integrações PMS
O ambiente de mercado sem precedentes causado pela pandemia transformou muitos hotéis em software de gestão de receitas (RMS) para navegar melhor e otimizar os preços dos quartos. Consolidando e analisando continuamente os dados do hotel e do mercado para produzir recomendações de preços com base em algoritmos sofisticados, o RMS automatizado melhora a previsão de demanda e elimina as suposições do processo de precificação, economizando muito tempo dos operadores hoteleiros analisando dados e tentando prever o futuro.
Integrada ao PMS, a solução combinada economiza ainda mais tempo. Os dados do PMS (incluindo reservas, estoque e disponibilidade) são uma parte crítica da equação de gerenciamento de receita e devem ser atualizados no RMS de maneira oportuna e contínua.
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Sem uma integração, essa tarefa é responsabilidade – você adivinhou – você ou sua equipe. Mas quando o PMS e o RMS estão conectados (ou são um só), todos os dados relevantes do PMS são automaticamente transmitidos ao RMS por meio da integração em um nível transacional para uma precisão de previsão, preços e controle de estoque ideais. Por sua vez, as recomendações de preços aceitas geradas pelo RMS precisam ser atualizadas para o PMS e a integração também pode fazer isso.
Separadamente, o PMS e o RMS geram eficiência e receita, mas juntos formam uma equipe ainda mais poderosa.
SMS/mensagem de hóspedes
A pandemia também acelerou a adoção de mensagens de hóspedes/Aplicativos SMS para atender à necessidade de comunicações claras e serviços sem contato. As mensagens móveis são o modo de comunicação preferido de muitos hóspedes, mas se não forem integradas adequadamente às operações do hotel, podem ser ineficientes e causar insatisfação do cliente.
Como a equipe pode encontrar tempo para gerenciar outro canal de comunicação?
Uma estratégia de mensagens de hóspede bem-sucedida depende da integração do PMS. A integração entre uma plataforma de mensagens para hóspedes e o PMS envia automaticamente os dados da reserva para o aplicativo de mensagens em tempo real para acionar mensagens de texto de rotina personalizadas para os hóspedes antes da chegada, no check-in, durante a estadia e na saída, conforme definido pela propriedade.
As mensagens e solicitações recebidas dos hóspedes são automaticamente correspondidas aos dados de reserva do hóspede para identificar o hóspede e resolver problemas mais rapidamente.
À medida que as mensagens dos hóspedes se tornam um canal de comunicação mais predominante para os hotéis, a integração com o PMS maximiza a eficiência automatizando as comunicações de rotina e garantindo que nenhum hóspede passe despercebido.
A tecnologia hoteleira foi projetada para aumentar a produtividade e a receita e, assim como as pessoas, seus sistemas hoteleiros podem trabalhar melhor juntos para atingir todo o seu potencial.
