Para a maioria dos moteleiros, sobreviver à crise significou cortar despesas operacionais. Porém, quando você opera da mesma maneira há décadas, é difícil imaginar operações em grande escala com metade da equipe. Mas há algo que os moteleiros podem aprender com as startups: eficiência operacional, escalabilidade e automação em motéis.
Assim, onde os motéis podem começar a automatizar, mas sem alterar caoticamente seu sistema atual, que funciona há anos?
Neste artigo, mostraremos como os motéis podem automatizar a maioria de suas operações, preenchendo a lacuna entre as despesas operacionais e agregando valor aos seus hóspedes.
Em seguida, recomendamos algumas das melhores ferramentas do mercado para automação em motéis.
O que é automação em motéis?
Os sistemas de automação em motéis dão aos moteleiros controle total sobre as operações, ao mesmo tempo em que automatizam e otimizam os processos para reduzir custos e aumentar a satisfação dos hóspedes.
Desta forma, isso inclui coisas como:
- Automação de acesso de hóspedes para check-ins/check-outs sem contato, o que significa operar sem funcionários da recepção.
- Controle inteligente de luzes, TV, ventiladores, persianas, ar-condicionado, aquecimento e toda a tecnologia durante a estadia por aplicativo, capacitando a personalização dos hóspedes e mantendo os custos de energia baixos.
- Solicitações de serviços digitais em tempo real (arrumação, não perturbe, lavanderia e manutenção) com notificações automatizadas para que a equipe relevante seja notificada instantaneamente.
- Agendamento intuitivo de funcionários e gerenciamento de tarefas que otimiza os agendamentos para reduzir os custos de pessoal e distribuir as cargas de trabalho uniformemente.
Idealmente, as automações moteleiras deve se integrar ao seu PMS para conectar todas as operações (proprietários, hóspedes, manutenção, atendimento ao cliente, empregadas domésticas etc.) em um só lugar.
>>> Veja também: Tudo sobre gestão fiscal do motel
Definindo a automação
Automação refere-se a qualquer coisa (uma tecnologia, processo ou procedimento) que existe para reduzir ou eliminar entradas (humanas ou não) enquanto mantém (ou melhora) as saídas. Assim, a tecnologia, processo ou procedimento, opera de forma independente e requer pouca intervenção adicional.
Em seu sentido mais amplo, a automação executa tarefas que costumavam ser feitas por pessoas.
No entanto, à medida que a tecnologia de inteligência artificial avança, a automação também se refere à tomada de decisão autônoma para fazer coisas que os humanos nunca conseguiram, como analisar conjuntos de dados massivos e melhorar continuamente as previsões, recomendações e ações.
Tipos de trabalho: rotineiro x não rotineiro e cognitivo x manual
Existem quatro tipos de trabalho:
- rotineiro ou não rotineiro;
- cognitivo ou manual.
Como veremos, os trabalhos se misturam entre ambos, de modo que o trabalho pode ser cognitivo rotineiro, manual rotineiro, cognitivo não rotineiro ou manual não rotineiro.
Rotina x não rotineira
A primeira divisão de trabalho é entre tarefas rotineiras e não rotineiras. As tarefas de rotina são aquelas que são repetitivas e permanecem as mesmas, enquanto as tarefas não rotineiras variam de acordo com os requisitos específicos de um trabalho.
>>> Veja também: Turnover e absenteísmo: como diminuir índices no motel
- Exemplos de tarefas rotineiras em hospitalidade:
- Reabastecimento de A&B
- Toalhas
- Lavar lençóis
- As tarefas não rotineiras incluem:
- Personalizando uma cesta de boas-vindas para VIPs
- Atendendo a uma reclamação de hóspede
- Seleção de local para um novo motel
- Garantir uma parceria local
- Projetando um plano de mesa para um casamento romântico
Devido à natureza única das tarefas não rotineiras, elas são menos propensas a serem automatizadas do que as tarefas rotineiras. Embora isso esteja mudando rapidamente, à medida que a automação chega mais longe no local de trabalho e a inteligência artificial se torna mais sofisticada, até mesmo as tarefas não rotineiras são cada vez mais automatizadas.
Cognitivo x manual
A outra maneira de dividir o trabalho é entre tarefas cognitivas e manuais.
As tarefas cognitivas são aquelas que dependem principalmente de nossos cérebros; elas são mentais.
Tarefas manuais são aquelas que fazemos com nossos corpos; elas são físicas.
Ambas precisam de algum nível de treinamento para se sair bem, embora as tarefas manuais geralmente possam ser realizadas por qualquer pessoa fisicamente apta, enquanto as tarefas cognitivas exigem alguma medida de educação adicional.
- As tarefas cognitivas na hospitalidade incluem:
- Equipe de agendamento
- Previsão de demanda e definição de taxas
- Criando uma estratégia de pré-abertura
- Realização de avaliações de desempenho
- Fazendo a auditoria noturna
- Exemplos de tarefas manuais em hospitalidade:
- Aspirando o saguão
- Substituindo as toalhas
- Reparando o chuveiro ou banheira
- Criando um cartão-chave
Então, qual desses dois tipos de tarefas é mais provável de ser automatizado?
>>> Veja também: Como realizar a gestão de compras do motel
Nesse caso, as tarefas cognitivas são muito mais fáceis de automatizar do que as manuais. Isso porque as tarefas manuais exigem uma compreensão íntima do espaço físico, com cada tarefa exigindo um conjunto específico de ações que são difíceis de replicar com uma única máquina.
Além disso, as tarefas manuais geralmente exigem hardware para automatizar, enquanto muitas tarefas cognitivas podem ser automatizadas com PMS.
Por exemplo, é incrivelmente difícil treinar um robô para trocar lençóis – embora seja muito mais realista usar um robô para uma tarefa manual com parâmetros facilmente definidos, como aspirar o tapete.
Benefícios de usar um sistema de automação em motéis
Você procura maximizar a eficiência operacional com a equipe limitada do motel, ao mesmo tempo em que oferece a mesma qualidade de serviço aos hóspedes. A automação moteleira permitirá que você atinja esses objetivos, além de oferecer uma série de outros benefícios.
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Check-in/check-out automatizado e sem contato
A pandemia deu um significado totalmente novo ao sem contato. Não é apenas agradável: os hóspedes esperam e priorizam uma experiência sem contato.
Com o check-in remoto, os hóspedes podem apresentar-se no motel e dirigir-se diretamente para o seu quarto. Eles não precisam parar muito tempo na portaria e esperar em uma fila.
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Comunicação instantânea e personalizada entre hóspedes e funcionários
Ao aproveitar os portais de hóspedes no software de automação moteleira, hóspedes e funcionários podem interagir de forma mais eficaz e direta por meio de seus dispositivos móveis ou aplicativos inteligentes no quarto.
Os hóspedes podem comunicar suas necessidades por meio de aplicativos como o Bitz Motel sem a necessidade de visitar ou ligar para uma recepção movimentada. Por exemplo, se precisarem de uma manutenção ou serviços de lavanderia.
A automação do motel elimina o intermediário, enviando solicitações de hóspedes diretamente para membros relevantes da equipe – o que significa que você economiza tempo e dinheiro em custos de pessoal.
Seu PMS ou gerente de canal provavelmente já possui uma ferramenta de mensagens automatizadas – algumas são até mesmo com inteligência artificial, fornecendo respostas inteligentes às perguntas dos hóspedes.
Porém, muitas vezes, ficam aquém após o check-in.
Assim, o futuro da automação moteleira vai além das consultas de reserva de hóspedes e os conecta digitalmente a funcionários, dispositivos e toda a sua experiência por meio de uma poderosa integração PMS.
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Cortar custos operacionais
Devido a operações ineficientes e processos desatualizados, você pode estar operando com muito mais funcionários do que o necessário.
Além disso, uma parcela considerável dos custos operacionais vai para os custos de energia.
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Prepare suas operações para o futuro
Os moteleiros precisam se preparar para o futuro, em crise ou não. Embora a situação atual esteja longe do ideal, é uma excelente oportunidade para você implementar grandes mudanças que beneficiarão os negócios no longo prazo. Colocar a automação em prática agora garantirá que você possa continuar operando com todo o potencial, não importa o que aconteça no futuro.
Outros motéis já estão migrando para esse modelo e, para se manterem competitivos, os moteleiros também precisam migrar para sistemas operacionais mais automatizados.
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Controle total sobre todos os aspectos do motel
Um sistema de automação moteleira oferece controle total sobre as operações sem aumentar sua carga de trabalho. As ferramentas de automação hoteleira podem se integrar diretamente ao seu sistema PMS atual, fornecendo um hub centralizado para gerenciar tudo.
Desta forma, soluções de automação moteleira como a Bitz Motel usam sistemas profissionais inteligentes, e essa automação não beneficia apenas o hóspede.
Com um PMS totalmente baseado em nuvem, possui um mecanismo de reservas, um gerenciador de canais que sincroniza com centenas de mercados online e um calendário de reservas.
Além disso, a interface é muito fácil de usar e facilita para a equipe gerenciar reservas, check-ins e check-outs.
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