O overbooking é um fator da vida no setor de hospitalidade. Os hotéis estão tornando mais difícil para os hóspedes o fator cancelamento “sem consequências” exigindo, pelo menos, 24 a 72 horas de antecedência. Porém, mesmo assim, mudanças de planos e reservas canceladas são frequentemente inevitáveis. Assim, com a estratégia certa colocada em vigor, o overbooking também pode se tornar lucrativo. Veja como!

Entendendo melhor o overbooking

Quando o hotel está com 100% de ocupação, parece lógico não reservar mais hóspedes – a menos que você possa prever quantos serão cancelados. No entanto, se você puder prever com precisão que quatro pessoas desistirão de suas reservas, poderá reservar com segurança quatro quartos. Além disso, ainda acomodar todos.

Isso é conhecido como “estratégia de overbooking” e é crucial para manter todos os quartos ocupados, além da receita a mais alta possível.

Uma estratégia de overbooking é, em última análise, uma suposição fundamentada. Portanto, quanto mais dados você tem, menos arriscado se torna.

Por este motivo, prever quantos convidados irão cancelar em um sábado movimentado, em comparação com uma terça-feira ruim, requer uma análise muito cuidadosa de todos os seus dados.

Assim, para obter a estimativa mais precisa possível, leve em consideração todos esses pontos de dados diferentes em sua estimativa de cancelamento.

Ocupação do hotel

Sua estratégia de overbooking só entrará em vigor quando o hotel tiver uma chance realista de atingir 100% de ocupação. Isso normalmente está ao alcance quando o hotel atinge 95% de ocupação.

Até então, os hoteleiros podem se concentrar em outras coisas, sabendo que a ocupação total é inatingível. Além disso, continuam a coletar, armazenar e organizar dados, usando um PMS para automatizar o processo.

Deste modo, assim que esse limite for atingido, os hoteleiros devem começar a mergulhar nos dados para prever os cancelamentos. No entanto, até que seja alcançado, os hoteleiros podem se concentrar em outras coisas, sabendo que a ocupação total é inatingível.

Mix de Negócios do Overbooking

Alguns hóspedes são mais ou menos propensos a cancelar do que outros. Por exemplo, os viajantes a negócios na cidade para uma conferência de três dias têm quase garantia de permanecer durante a reserva.

Como alternativa, alguém na cidade por uma noite, com uma tarifa de quarto com grande desconto tem uma chance muito maior de cancelamento. Os hotéis que planejam alavancar uma estratégia de overbooking precisam observar de perto os hóspedes que chegam, hospedando-se e fazendo check-out todos os dias. Isso, para entender onde a reserva dupla pode criar conflitos e oportunidades.

Afinal, sempre há o risco de acabar com mais hóspedes do que camas, e você precisa saber quem será mais fácil de se mudar para uma propriedade diferente.

Perfis Individuais

Você não quer rejeitar um hóspede leal. Porém, ao mesmo tempo, não quer prometer a ele um quarto que você não pode entregar. Por isso, olhar além dos fatos e números sobre quem será impactado por sua estratégia de overbooking é importante porque você pode estar sacrificando sua reputação por um breve aumento nos resultados financeiros.

Assim, criar perfis de todos os que ficaram na propriedade impede que sua estratégia de overbooking comprometa seus esforços de engajamento de hóspedes.

Compressão de mercado

Quando acabar com a reserva em excesso, você precisará ter outro quarto disponível para os hóspedes que você não pode acomodar. Desta forma, quartos vagos são difíceis de encontrar em mercados de hospitalidade compactados, como centros urbanos ou destinos de férias, o que pode deixá-lo com um hóspede extremamente descontente.

Assim, conforme você está ajustando a estratégia de overbooking, descubra exatamente quantos hóspedes você pode acomodar em outra propriedade se suas estimativas não forem precisas. Por isso, considere esse número como o limite superior do número de quartos que você pode reservar em dobro.

Pronto para otimizar o overbooking?

O overbooking é apenas uma parte de uma estratégia mais ampla de gerenciamento de receita baseada em dados. Os hotéis agora podem assumir o controle de seus resultados financeiros e maximizar o valor em toda a propriedade. Isso, desde que ajam com base nas informações e percepções, em vez de suposições e expectativas.

Assim, os hotéis podem não admitir isso para os hóspedes, mas overbooking é uma estratégia comum de receita . Por outro lado, os hóspedes não se importam com a alta taxa de cancelamentos e como isso afeta a receita total e a lucratividade.

Na verdade, os hóspedes querem apenas os quartos que reservaram. Isso vale a experiência do hóspede. Consequentemente, uma má estratégia de overbooking pode causar muitos danos e muito estresse: de hóspedes a associados.

Frequentemente, leva a avaliações online ruins, danos à sua reputação online, perdas financeiras e reclamações na “vida real” .

>>> leia também: Como conquistar o hóspede antes e depois da estadia

No entanto, uma boa estratégia de overbooking pode trazer muitos benefícios. Afinal, o que o torna bom? Planejamento.

Portanto, não é uma questão de se você deve fazer isso. É sobre COMO você faz isso.

Se você planejar corretamente, abrirá a porta para a otimização da receita e até mesmo para a satisfação do hóspede. Porém, você tem que estar preparado para todos os cenários possíveis para que isso funcione.

Agora, você provavelmente já sabe o que é overbooking.

Uma estratégia de overbooking não é um tiro no escuro

Como vimos, uma estratégia de overbooking pode ser muito benéfica ou prejudicial para os hotéis. Tudo depende de quão bem é planejado. Assim, embora os hóspedes, compreensivelmente, vejam o overbooking como uma situação negativa, se a estratégia for feita com base em cálculos, o potencial de otimização da receita é grande e pode ser positivo para o hotel.

Para ter sucesso, a estratégia de overbooking exige uma equipe profissionalmente treinada e experiente para reduzir o risco de erro de cálculo.

Em suma, para ser estratégico, o overbooking deve ser calculado, planejado e apenas alguns irão realmente acontecer maximizando a receita do hotel.

Analise o número de reservas recebidas para o dia em comparação com seus cancelamentos de última hora e não comparecimentos normais. Portanto, com esse detalhe, você saberá se precisa realocar alguma reserva.

Com esses dados, você estará no controle do monstro com overbooking e obterá o melhor dele.

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