Hotel Dom Otto

Sobre o Hotel

Hotel em estilo alemão, confortável e acolhedor. Situado em ambiente tranquilo de Vespasiano e próximo aos aeroportos de Confins e Pampulha, conta com 51 acomodações.
Ideal para executivos em viagens a negócios ou para hóspedes que desejam momentos de descanso e lazer. O Hotel Dom Otto é uma perfeita combinação de modernidade e requinte, oferecendo aos hóspedes e clientes o conforto e conveniências de sua própria casa.

Motivação da Troca do PMS

Segundo Lidiane, gerente operacional do Dom Otto Hotel, o software utilizado anteriormente ocasionava gargalos nas rotinas da recepção e também do financeiro do hotel. Bugs e travamentos eram frequentes, e a falta de funcionalidades específicas fazia com que o controle de estoque e de contas fosse totalmente manual.

Além disso, não era possível o detalhamento das hospedagens, o que gerava questionamentos referentes à composição da cobrança, e, consequentemente, filas e demora no atendimento tanto para o Check-out quanto para o Check-in, pela deficiência no registro de informações.
Pilhas de papéis impressos eram mais um dos inúmeros problemas existentes no hotel, devido a falta de um software em nuvem, prático e de fácil acesso.

Solução

Diante dos problemas existentes no hotel, Lidiane buscou uma solução. O hotel estava carente de um software que verdadeiramente pudesse atender a todos os seus processos operacionais com agilidade, segurança e confiabilidade. Através de grupos de Hoteleiros, encontrou os representantes comerciais da Bitz Softwares, e iniciou-se então o processo de conexão com o nosso time de atendimento, onde Lidiane conheceu o Bitz Hotel, que foi o PMS escolhido para sanar suas dificuldades.

Lidiane e sua equipe não tinham vivenciado uma boa experiência com a troca de PMS realizada anteriormente, foi um processo custoso, trabalhoso e com muitas dificuldades, e na implantação do Bitz Hotel puderam vivenciar uma situação contrária, em que a equipe conseguiu estar engajada no processo, aprendendo rapidamente a operar o sistema, “A implantação de PMS mais tranquila que eu e o Alex (consultor) já tivemos na vida, fizeram a implantação e no dia da virada todos os meus colaboradores já estavam utilizando o sistema.’’ Essas foram as palavras da Lidiane, Coordenadora do Hotel Dom Otto.

Relatórios precisos, otimizados e simplificados foram implantados, trazendo muito mais assertividades para os gestores.

Foi implantado também o módulo Easy check, antes não era possível o detalhamento das hospedagens, o que gerava questionamentos referentes à composição da cobrança, e, consequentemente, filas e demora no atendimento tanto para o Check-out quanto para o Check-in, pela deficiência no registro de informações, o Easycheck trouxe essa solução, além de proporcionar produtividade para a equipe também gerou mais satisfação, por levar um acompanhamento detalhado e em tempo real dos gastos por parte do hóspede em seu smartphone.

Outra solução que também contribuiu com a operação foi o Módulo Governança. Através desta funcionalidade, o hotel passou a ter uma gestão facilitada das limpezas realizadas, otimizando o tempo dos colaboradores e aumentando a produtividade no departamento.

Resultados

Facilidade de utilização do software sempre foi um dos pontos que mais prestamos atenção!

"O Design do software é intuitivo, fazendo com que o Programa seja algo muito bom de se utilizar, durante a negociação tivemos mais sim do que não, a Bitz Softwares sempre olhou para nosso empreendimento como parceiro e sempre buscou pensar em ficar bom para os dois lados. Nosso hóspede poder fazer pedidos pela ferramenta Easy check foi maravilhoso, fez com que eles evitassem filas e transtornos na recepção na hora do check-out e também abolimos as pilhas de papel que eram utilizadas para relatórios."
Lidiane Coordenadora
Lidiane
Coordenadora de Hotelaria

Levamos para o Dom Otto as seguintes soluções:

  • Gestão Habitacional (Front)
  • Dashboard;
  • Financeiro;
  • Estoque;
  • Compras;
  • Integração Bancária;
  • Integração Motor de Reserva;
  • Integração Gestor de Canais;
  • PDV (Restaurante);
  • Comanda Mobile;
  • Ponto de Preparo;
  • Fiscal;
  • Eventos;
  • Easy Check;
  • Web Check-in;
  • Governança Eletrônica;

Através de nossas soluções conseguimos levar tranquilidade na gerência do empreendimento, produtividade para os colaboradores, economia de materiais para realização da gestão, otimização dos recursos financeiros e satisfação dos hóspedes, cumprindo com a nossa, missão que é: Transformar a experiência dos gestores, clientes e colaboradores com nossas soluções!

Palavra do Consultor de Implantação

É importante ressaltar que essa história de sucesso só foi possível devido ao comprometimento da equipe e gestores do Hotel Dom Otto.

Primeiro passo foi identificarmos qual era a maior necessidade e dúvidas da equipe, para assim auxiliá-los no desenvolvimento com o sistema, lembro que uma das maiores dúvidas dos gestores era em relação a relatórios e a entrega de dados do sistema para o hotel, e se o sistema Bitz realmente atenderia suas necessidades, porém com a execução da implantação foi percebido que nosso sistema tem a base de relatórios completa, e muito intuitiva buscando o que realmente importa para o empreendimento.

Outra preocupação do Dom Otto era em relação ao pessoal (colaboradores) não se adaptarem com o sistema e terem dificuldade na execução das atividades, e após a implantação todos os funcionários estavam operando o sistema 100%. Outra preocupação era o fato do sistema ser 100% web quando houvesse instabilidade na rede de internet local, porém o fato do sistema PMS ser 100% online, faz com que, seja acessado de qualquer lugar, incluindo um Smartphone com acesso a internet móvel, além de indicar as melhorias na rede para garantir uma excelência no acesso a internet.

Foi uma implantação híbrida, com treinamentos online e o início da utilização do sistema presencial.

Iniciamos organizando o cronograma de treinamentos com os gestores do empreendimento, onde separamos os colaboradores por funções e módulos que iriam utilizar.

Seguimos o cronograma sem problemas, com todos os colaboradores participando.
Em seguida, o consultor se deslocou até o hotel, onde percorreu todos os setores levantando e sanando dúvidas.

Após sanar as dúvidas, iniciamos a utilização do sistema em modo de produção, tanto no hotel quanto no restaurante, onde houve acompanhamento por 2 dias do
consultor responsável.

Hotel Dom Otto Piscina