Os condomínios, assim como muitos outros negócios, são administrados por um conselho de administração. Assim, o conselho na gestão de condomínios cria e aplica os acordos, as condições e restrições da organização, documentos que determinam as ações do proprietário. Desta forma, o conselho também é responsável por todos os aspectos da gestão de condomínios.
Segundo dados do Senado Federal, existem no Brasil, um aumento constante de condomínios e síndicos que, há 10 anos atrás, representavam a gestão de 5% dos condomínios, mas hoje chegam a mais de 30% do total – isso significa um aumento de mais de 500%, onde condomínios são administrados por mais de 500 mil síndicos e síndicas.
No entanto, a maioria dos membros do conselho não administram, eles próprios, condomínios. Em vez disso, muitas vezes contratam empresas de gestão para realizar as operações do dia a dia.
Então, quais são os papéis do conselho?
Papel do conselho de administração da gestão de condomínios
O conselho, agindo como um Conselho de Diretores, definirá a política em questões que afetem a:
- aplicação de seus estatutos e o controle;
- gestão e administração de bens imóveis e pessoais;
- gestão de bens comuns.
Além disso, o Conselho dirigirá as atividades da sociedade gestora, que se reportará diretamente ao Conselho de Administração eleito. Assim, os membros do Conselho exercerão suas funções estatutárias de acordo com a Lei de Propriedade do Condomínio e delegarão tais poderes conforme considerarem adequado por resolução ordinária em uma reunião devidamente convocada.
O Conselho estará sujeito ao aos proprietários do condomínio, seus estatutos e a Lei.
Por isso, é um dever não escrito “agir de forma justa no melhor interesse de todos os Proprietários.” Na verdade, este dever é denominado em termos legais como “Responsabilidade Fiduciária” (lealdade e boa fé). Em geral, como membro do Conselho, você deve agir honestamente em todas as questões e, mesmo que uma decisão de seu Conselho possa ter um efeito adverso, seus interesses pessoais não devem interferir com suas decisões.
Desta forma, é importante observar que todas as decisões do conselho são decisões do grupo. Portanto, tais decisões são propostas, apoiadas e votadas pelo quorum e os resultados dessa votação claramente declarados nas atas.
Assim, qualquer solicitação que exija ação da diretoria é feita por escrito. Além disso, é importante proteger a privacidade dos membros e permitir que o Conselho funcione como deveria – como um grupo unificado.
Conselho Administrativo
A maioria dos condomínios possui uma associação de proprietários, abreviada como CA, à qual todos os proprietários do condomínio devem aderir. Assim, o CA é dirigido por um conselho de administração cujos membros são eleitos democraticamente.
Normalmente, os cargos de membro do conselho não são remunerados. Embora cada conselho opere de maneira um pouco diferente, muitos têm um presidente, vice-presidente, secretário, tesoureiro e membros em geral. Alguns membros do conselho compartilham todas essas responsabilidades, enquanto os grandes conselhos têm ainda mais cargos.
Funções do Conselho de Administração
A diretoria de um condomínio é responsável por questões financeiras, jurídicas, físicas e relacionais dentro de uma associação de proprietários. O conselho é obrigado a coletar e gerenciar as taxas do CA, obter cobertura de seguro para o edifício, manter um advogado, lidar com os assuntos jurídicos do condomínio, etc.
Funções da empresa de gestão de condomínios
Como a lista de responsabilidades do conselho de diretores de um condomínio é extensa, muitos conselhos delegam algumas dessas responsabilidades às empresas de gestão que eles contratam.
Assim, ao contrário dos conselhos de administração, as empresas de gestão são contratadas são responsáveis por:
- manter os acordos com os padrões;
- comunicar e gerenciar as finanças dos condomínios;
- lidar com dúvidas e preocupações dos proprietários;
- obter e gerenciar a apólice de seguro do condomínio;
- preparar relatórios, entre outros.
Desta forma, o conselho de administração define políticas e regulamentos, enquanto a empresa de gestão os aplica. Embora o conselho de administração possa pedir feedback ao criar políticas, a empresa de gerenciamento não pode criar políticas ou determinar as consequências quando elas são violadas.
A extensão das funções de gestão imobiliária depende, em parte, da vontade do Conselho de Administração em delegar. No mínimo, alguns condomínios também exigem que os gerentes de propriedades contratem o seguro, conduzam verificações de antecedentes de novos proprietários ou inquilinos em potencial e administrem as finanças.
Impostos
A preparação de impostos para uma administradora de condomínios comerciais pode ser complicada. Assim, a empresa pode ter vários contratos com diferentes condomínios e pode ter firmas de manutenção afiliadas sob o guarda-chuva da empresa. Por isso, para fins fiscais, a empresa deseja maximizar o valor das despesas que pode reivindicar legitimamente.
Portanto, um contador registra cada despesa e arquiva o recibo. Qualquer despesa negligenciada custa à empresa dinheiro adicional em impostos. Um contador público credenciado, que conhece a empresa, elabora a declaração de imposto de renda.
Bitz como novidade no setor de gestão de condomínios
A Bitz é uma empresa de gestão de softwares para hotéis, motéis, restaurantes e agora, recentemente, para propriedades de condomínios. Há muitos anos, nos especializamos exclusivamente na gestão personalizada de entidades comerciais e associações de proprietários.
Com isto, o que trazemos para o bom relacionamento com seu conselho. Assim, enquanto uma empresa de gestão, estamos abertos a atendê-lo, terceirizando trabalhos relacionados à manutenção de todas as áreas comuns, atuando na preparação de documentos financeiros, mantendo registros e fornecendo relatórios mensais.
Fazemos isso e muito mais. Portanto, fique atento à nova seção especialmente preparada para você, gestor de condomínios, sobre os principais assuntos do setor!
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