Hotel em estilo alemão, confortável e acolhedor. Situado em ambiente tranquilo de Vespasiano e próximo aos aeroportos de Confins e Pampulha, conta com 51 acomodações.
Ideal para executivos em viagens a negócios ou para hóspedes que desejam momentos de descanso e lazer. O Hotel Dom Otto é uma perfeita combinação de modernidade e requinte, oferecendo aos hóspedes e clientes o conforto e conveniências de sua própria casa.
Dificuldades antes da Bitz
Segundo Lidiane, gerente operacional do Dom Otto Hotel, o software utilizado anteriormente ocasionava gargalos nas rotinas da recepção e também do financeiro do hotel. “Bugs” e travamentos eram frequentes, e a falta de funcionalidades específicas fazia com que o controle de estoque e de contas fosse totalmente manual.
Além disso, não era possível o detalhamento das hospedagens, o que gerava questionamentos referentes à composição da cobrança, e, consequentemente, filas e demora no atendimento tanto para o check-out quanto para o check-in, pela deficiência no registro de informações.
Pilhas de papéis impressos eram mais um dos inúmeros problemas existentes no hotel, devido à falta de um software em nuvem, prático e de fácil acesso.
Diante dos problemas existentes no hotel, Lidiane buscou uma solução. O hotel estava carente de um software que verdadeiramente pudesse atender a todos os seus processos operacionais com agilidade, segurança e confiabilidade.
Por meio de grupos de Hoteleiros, encontrou os representantes comerciais da Bitz Softwares, e iniciou-se então o processo de conexão com o nosso time de atendimento, onde Lidiane conheceu o Bitz Hotel, o qual foi o PMS escolhido para sanar suas dificuldades.
Lidiane e sua equipe não tinham vivenciado uma boa experiência com a troca de PMS realizada anteriormente, foi um processo custoso, trabalhoso e com muitas dificuldades, e na implantação do Bitz Hotel puderam vivenciar uma situação contrária, em que a equipe conseguiu estar engajada no processo, aprendendo rapidamente a operar o sistema.
“A implantação de PMS mais tranquila que eu e o Alex (consultor) já tivemos na vida, fizeram a implantação e no dia da virada todos os meus colaboradores já estavam utilizando o sistema.’’
Lidiane, gerente operacional
Essas foram as palavras da Lidiane, Coordenadora do Hotel Dom Otto. Relatórios precisos, otimizados e simplificados foram implantados, trazendo muito mais assertividades para os gestores.
Foi implantado também o módulo Easy check, antes não era possível o detalhamento das hospedagens, o que gerava questionamentos referentes à composição da cobrança, e, consequentemente, filas e demora no atendimento tanto para o check-out quanto para o check-in, pela deficiência no registro de informações, o Easy check trouxe essa solução, além de proporcionar produtividade para a equipe também gerou mais satisfação, por levar um acompanhamento detalhado e em tempo real dos gastos por parte do hóspede em seu smartphone.
Outra solução que também contribuiu com a operação foi o Módulo Governança.
Através desta funcionalidade, o hotel passou a ter uma gestão facilitada das limpezas realizadas, otimizando o tempo dos colaboradores e aumentando a produtividade no departamento.
Benefícios depois da Bitz
Facilidade de utilização do software sempre foi um dos pontos que mais prestamos atenção!
“O Design do software é intuitivo, fazendo com que o Programa seja algo ótimo de se utilizar, durante a negociação tivemos mais sim do que não, a Bitz Softwares sempre olhou para nosso empreendimento como parceiro e sempre buscou pensar em ficar bom para os dois lados. Nosso hóspede poder fazer pedidos pela ferramenta Easy check foi maravilhoso, fez com que eles evitassem filas e transtornos na recepção na hora do check-out e também abolimos as pilhas de papel que eram utilizadas para relatórios.”
Lidiane, Coordenadora
Através de nossas soluções conseguimos levar tranquilidade na gerência do empreendimento, produtividade para os colaboradores, economia de materiais para realização da gestão, otimização dos recursos financeiros e satisfação dos hóspedes, cumprindo com a nossa, missão que é: transformar a experiência dos gestores, clientes e colaboradores com nossas soluções!
Parceria que garante sucesso contínuo
É importante ressaltar que essa história de sucesso só foi possível devido ao comprometimento da equipe e gestores do Hotel Dom Otto.
Primeiro passo foi identificarmos qual era a maior necessidade e dúvidas da equipe, para assim auxiliá-los no desenvolvimento com o sistema, lembro que uma das maiores dúvidas dos gestores era em relação a relatórios e a entrega de dados do sistema para o hotel, e se o sistema Bitz realmente atenderia suas
necessidades, porém com a execução da implantação foi percebido que nosso sistema tem a base de relatórios completa, e muito intuitiva buscando o que realmente importa para o empreendimento.
Outra preocupação do Dom Otto era em relação ao pessoal (colaboradores) não se adaptarem com o sistema e terem dificuldade na execução das atividades, e após a implantação todos os funcionários estavam operando o sistema 100%. Outra preocupação era o fato do sistema ser 100% web quando houvesse instabilidade na rede de internet local, porém o fato do sistema PMS ser 100% online, faz com que, seja acessado de qualquer lugar, incluindo um Smartphone com acesso à internet móvel, além de indicar as melhorias na rede para garantir uma excelência nessa conexão.
Foi uma implantação híbrida, com treinamentos online e o início da utilização do sistema presencial.
Iniciamos organizando o cronograma de treinamentos com os gestores do empreendimento, onde separamos os colaboradores por funções e módulos que iriam utilizar.
Seguimos o cronograma sem problemas, com todos os colaboradores participando.
Em seguida, o consultor se deslocou até o hotel, onde percorreu todos os setores levantando e sanando dúvidas.
Após sanar as dúvidas, iniciamos a utilização do sistema em modo de produção, tanto no hotel quanto no restaurante, onde houve acompanhamento por 2 dias do consultor responsável.